Software für Gebäudereinigung jedes Objekt gereinigt, jeder Einsatz abgerechnet
Ein Vertrag pro Treppenhaus oder Büro, der Einsatz, der sich jede Woche selbst öffnet, die Checkliste mit Fotos, eine Zeile zum vereinbarten Preis und die Rechnung. Unten begleiten wir die wöchentliche Treppenhausreinigung einer Wohnanlage in Leipzig.
Regelmäßige Einsätze auf eine Adresse, ohne Geräte
Illustration. Echte Bildschirme mit Demodaten folgen in Kürze.
Eine Woche
So funktioniert die Software für Gebäudereinigung: 8 Schritte vom Vertrag zur Rechnung
Sandra Weber führt in Leipzig eine Gebäudereinigung mit neun Mitarbeitenden. Eine Wohnungseigentümergemeinschaft in der Lindenstraße hat drei Hauseingänge und eine wöchentliche Reinigung von Treppen, Geländern, Eingangsbereich und Müllraum zu 55 € pro Eingang vereinbart. So läuft dieser Vertrag in Bidmio.
1
Montag 9:00 · Kunde und Eingänge
Ein Kunde, drei Hauseingänge, jeder mit eigener Adresse
Sandra legt die WEG Lindenstraße als Kunden an und die Eingänge Lindenstraße 12, 14 und 16 als ihre Standorte. Jeder Standort hat seine Adresse und eine Notiz für die Reinigungskraft: wo der Schlüsseltresor hängt und welche Tür zum Müllraum führt. Es gibt keinen Kessel und keine Maschine zu erfassen. Ein Reinigungsvertrag gilt einem Ort, und auf diesen Ort zeigt der Vertrag.
Mehrere Standorte unter einem Kunden
Adresse und Zugangsnotiz pro Standort
Keine Geräte nötig, um anzufangen
EinzelunternehmenProfessional
Illustration. Echte Bildschirme mit Demodaten folgen in Kürze.
2
9:10 · Vertrag
Ein Wochenvertrag pro Eingang zu 55 €
Unter Serviceverträge wählt Sandra die Lindenstraße 12 in der Gruppe Ganzer Standort, stellt alle 7 Tage ein, die erste Reinigung am Dienstag und zwei Tage Spielraum, damit eine Reinigung am Mittwoch noch pünktlich ist. Sie trägt 55 € als Festpreis pro Einsatz ohne MwSt. ein und wählt die Checkliste Treppenhaus. Dasselbe macht sie für die anderen beiden Eingänge. Der nächste Dienstag liegt eine Woche nach dem geplanten Dienstag, auch wenn diese Woche einen Tag später gereinigt wurde.
Intervall in Tagen, erstes Datum und Spielraum
Festpreis pro Einsatz ohne MwSt.
Eine Checkliste, die bei jedem Einsatz ausgefüllt wird
EinzelunternehmenProfessional
Illustration. Echte Bildschirme mit Demodaten folgen in Kürze.
3
Dienstag 6:00 · Einsätze öffnen sich
Die Dienstagsreinigung wartet, bevor jemand wach ist
Am Dienstag früh öffnet Bidmio einen Einsatz für jeden fälligen Eingang. Niemand muss an den Vertrag denken: die drei Einsätze warten in der Planung mit Kunde, Adresse und Frist. Sandra teilt sie Olga zu und sieht, wie viele Einsätze jede Mitarbeiterin an dem Tag schon hat, damit die Lindenstraße nicht bei jemandem landet, der voll ist.
Einsätze öffnen sich am Fälligkeitstag selbst
Kunde, Standort und Frist schon eingetragen
Einsätze pro Mitarbeiterin am gewählten Tag
EinzelunternehmenProfessional
Illustration. Echte Bildschirme mit Demodaten folgen in Kürze.
4
8:30 · Vor Ort
Olga startet die Zeit an der Haustür von Nr. 12
Olga öffnet die heutige Liste auf dem Handy, tippt auf Lindenstraße 12 und navigiert hin. Am Eingang drückt sie Arbeit beginnen, und die Zeit läuft. Ist der Müllraum verschlossen und sie muss auf den Hausmeister warten, drückt sie auf Warten, und die Uhr hält an. Das Büro sieht, warum der Einsatz länger dauerte, ohne herumzutelefonieren.
Heutige Einsätze der Reihe nach auf dem Handy
Navigation und Anruf direkt aus dem Einsatz
Zeit vor Ort gemessen, Wartezeit getrennt
EinzelunternehmenProfessional
Illustration. Echte Bildschirme mit Demodaten folgen in Kürze.
5
9:20 · Checkliste
Treppen, Geländer, Glas und Müllraum, abgehakt und fotografiert
Am Einsatz hängt die Checkliste Treppenhaus: Treppen und Podeste gesaugt und gewischt, Geländer abgewischt, Glas der Haustür, Fußmatten, Müllraum gefegt, Spinnweben entfernt. Olga hakt jede Zeile ab und fotografiert am Ende Eingangsbereich und Müllraum. Zwei Wochen später beschwert sich ein Bewohner, der Müllraum werde nie gemacht, und Sandra öffnet den Einsatz und schickt das datierte Foto.
Eigene Checkliste für jede Art von Vertrag
Fotos mit Datum und Uhrzeit
Der Nachweis bleibt in der Historie des Standorts
Professional
Illustration. Echte Bildschirme mit Demodaten folgen in Kürze.
6
9:35 · Protokoll
Eine Zeile zum vereinbarten Preis, die Stunden mit 0 €
Olga drückt Fertig. Aus dem Einsatz wird ein Serviceprotokoll mit einer Zeile, Wöchentliche Treppenhausreinigung mit dem heutigen Datum, Menge 1 zu 55 €. Ihre Stunde und fünf Minuten stehen auch im Protokoll, aber mit 0 €, damit der Kunde die Arbeit sieht und sie nicht doppelt zahlt. Von der WEG ist niemand vor Ort, also geht das Protokoll als Link an den Verwaltungsbeirat, der es von zu Hause unterschreibt.
Der Festpreis als eine Zeile pro Einsatz
Stunden sichtbar im Protokoll, mit null bewertet
Unterschrift auf dem Handy oder per Link in einer E-Mail
EinzelunternehmenProfessional
Illustration. Echte Bildschirme mit Demodaten folgen in Kürze.
7
Freitag 15:00 · Rechnung
Alle fertigen Einsätze ohne Rechnung in einer Liste
Am Freitag öffnet Sandra die Liste der fertigen Einsätze ohne Rechnung. Die drei Reinigungen in der Lindenstraße stehen dort mit 165 € zur Abrechnung. Sie erstellt die Rechnungen aus den unterschriebenen Protokollen: die Zeilen zu 55 € werden übernommen, 19 % MwSt. kommt hinzu, Bankverbindung und Zahlungsziel stehen unten. Eine Reinigung, die nie stattfand, hat kein Protokoll und kann sich auch nicht auf eine Rechnung schleichen.
Fertige Einsätze ohne Rechnung und der offene Betrag
Rechnungszeilen aus dem unterschriebenen Protokoll
Zahlungserinnerungen bei überfälligen Rechnungen
EinzelunternehmenProfessional
Illustration. Echte Bildschirme mit Demodaten folgen in Kürze.
8
Eine Woche später · Zusatzauftrag
Eine Grundreinigung nach einem Wasserschaden, nach Stunden
Im obersten Stock von Nr. 16 platzt ein Rohr, und die WEG bestellt eine Grundreinigung mit Teppichreinigung. Das gehört nicht zum Wochenvertrag, also legt Sandra es als eigene Serviceanfrage auf demselben Standort an. Olgas Stunden und die Reinigungsmittel kommen zum normalen Preis auf dieses Protokoll, und die wöchentliche Reinigung läuft unverändert weiter.
Zusatzarbeit als eigene Anfrage am selben Ort
Stunden und Material nach Ihrer Preisliste
Der Wochenvertrag läuft daneben weiter
EinzelunternehmenProfessional
Illustration. Echte Bildschirme mit Demodaten folgen in Kürze.
Wo das Geld verloren geht
Das Treppenhaus ist sauber. Beweisen kann es keiner.
Einen Reinigungsvertrag gewinnt man über den Preis und verliert ihn über Zweifel. Wenn ein Bewohner behauptet, der Müllraum sei nicht gemacht worden, brauchen Sie mehr als das Wort Ihrer Reinigungskraft. Und wenn eine Woche ausfällt, darf die Rechnung nicht so tun, als wäre nichts gewesen.
Heute
Die Touren stehen im Kopf der Chefin oder auf einem Whiteboard
Reinigungskräfte schicken einen Daumen statt eines Nachweises
Beschwerden werden Ihr Wort gegen das eines Bewohners
Rechnungen am Monatsende aus dem Gedächtnis geschrieben
Grundreinigungen auf einem Zettel kalkuliert
Mit Bidmio
Ein Vertrag pro Adresse öffnet jeden Einsatz von selbst
Die Reinigungskraft hakt die Checkliste ab und fotografiert
Zeit vor Ort und datierte Fotos beantworten die Beschwerde
Jeder fertige Einsatz trägt den vereinbarten Preis
Grundreinigung als eigener Auftrag nach Stunden und Material
Live-Demo
Den Serviceteil von Bidmio mit Demodaten ausprobieren
Ein Demokonto mit Kunden, Standorten, Serviceverträgen, Einsätzen und Protokollen. Ohne Registrierung, die Daten werden täglich zurückgesetzt.
Reinigungen dieser Woche, die noch nicht abgerechnet sind
Die Liste der fertigen Einsätze ohne Rechnung zeigt jede Reinigung mit dem vereinbarten Preis. Die Rechnung erstellen Sie direkt daraus. Einsätze, die als im Vertrag enthalten markiert sind, bleiben draußen.
app.bidmio.de
Im Detail
Reinigungsverträge in Bidmio: Termine, Preise und Nachweise
Die Schritte oben haben eine Woche bei einem Kunden begleitet. Hier steht, wie dieselben Teile über alle Ihre Verträge funktionieren und wo Bidmio aufhört.
Verträge auf eine Adresse, nicht auf eine Maschine
Die meiste Servicesoftware geht davon aus, dass Sie Geräte warten: einen Kessel, einen Aufzug, eine Klimaanlage. Eine Gebäudereinigung pflegt Orte. In Bidmio kann ein Servicevertrag auf einen ganzen Standort zeigen, sodass das Treppenhaus, die Büroetage oder die Praxis der Gegenstand der Einsätze ist.
Jeder Vertrag hat ein Intervall in Tagen, ein erstes Datum und auf Wunsch einige Tage Spielraum. Der Zyklus hält sich an die geplanten Termine, sodass eine Reinigung einen Tag später nicht alle folgenden verschiebt. Ein Büro, das zweimal pro Woche gereinigt wird, bekommt zwei Verträge, einen ab Montag und einen ab Donnerstag, beide alle 7 Tage.
Kündigt der Kunde, beenden Sie den Vertrag. Es öffnen sich keine Einsätze mehr, und die Historie jeder Reinigung bleibt am Standort.
Ganze Standorte und Geräte in derselben Vertragsliste
Intervall, erstes Datum und Spielraum pro Vertrag
Ein beendeter Vertrag behält seine Historie
Festpreis pro Reinigung oder Monatspauschale
Reinigung wird pro Einsatz verkauft, nicht pro Stunde. Hat ein Vertrag einen Festpreis, endet jeder seiner Einsätze mit einer Zeile zu diesem Preis, ohne MwSt. und in Ihrer Währung. Die erfassten Stunden bleiben im Protokoll mit 0 €, damit eine langsame Reinigung den Kunden nicht mehr kostet und eine schnelle Sie kein Geld.
Wird derselbe Einsatz zweimal abgeschlossen, kommt keine zweite Zeile dazu, und ein bereits unterschriebenes oder abgerechnetes Protokoll wird nie überschrieben. Ohne Preis am Vertrag wird der Einsatz wie bisher nach Stunden und Material abgerechnet.
Manche Kunden zahlen eine Monatspauschale. Die gehört nicht an den Vertrag selbst. Schicken Sie sie als wiederkehrende Rechnung, lassen Sie den Preis am Vertrag leer und markieren Sie die Einsätze als im Vertrag enthalten, damit sie nicht auf eine eigene Rechnung warten.
Eine Preiszeile pro Einsatz, nie zwei
Unterschriebene und abgerechnete Protokolle bleiben unverändert
Monatspauschale als wiederkehrende Rechnung
Leistungsnachweis, den der Kunde sieht
Bei der Unterhaltsreinigung ist der Kunde fast nie dabei. Der Nachweis muss für sich sprechen. Jeder Einsatz hält fest, wann die Reinigungskraft angefangen und aufgehört hat, die abgehakte Checkliste und die Fotos, und der Kunde bekommt das unterschriebene Protokoll als PDF.
Wenn Sie unter Einstellungen → Service Kundenerinnerungen einschalten, bekommt der Kunde vor dem Einsatz eine SMS oder E-Mail und kann bestätigen oder einen anderen Tag wünschen. Das passt für Privathaushalte und Praxen, in denen jemand aufschließen muss; für Treppenhäuser lassen Sie es aus.
Beginn und Ende bei jedem Einsatz
Checkliste und datierte Fotos im Protokoll
SMS oder E-Mail vor dem Einsatz, wenn gewünscht
Was Bidmio für Gebäudereinigungen nicht macht
Bidmio plant Einsätze, keine Schichten. Es gibt keinen Dienstplan mit festen Wochenstunden pro Mitarbeiterin, und Reinigungsmittel werden nicht automatisch beim Lieferanten bestellt. Ein Vertrag hat keine eigene Saison und kein Enddatum: Sie beenden ihn, wenn der Kunde aufhört.
Bidmio bietet für Deutschland weder Finanzbuchhaltung noch Lohnabrechnung, keinen DATEV-Export und keine E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Jeder fertige Einsatz wird aus seinem eigenen Protokoll abgerechnet; eine Sammelrechnung über mehrere Protokolle pro Monat erstellt Bidmio noch nicht.
Kein Dienstplan und keine automatische Bestellung
Keine Lohnabrechnung, kein DATEV, keine XRechnung
Rechnung pro Protokoll, keine Sammelrechnung
So starten Sie
Auf einem neuen Bidmio-Konto ist das Servicemodul von Anfang an eingeschaltet. Auf einem älteren Konto schaltet es ein Administrator unter Einstellungen → Service ein. Legen Sie dann Ihren größten Kunden mit seinen Standorten an, einen Vertrag pro Standort, und lassen Sie die erste Woche Einsätze von selbst öffnen.
Typische Arbeiten
Software für Gebäudereinigung bei allem, was sich wiederholt
Vom Treppenhaus jeden Dienstag bis zur einmaligen Bauendreinigung.
Treppenhausreinigung
Treppen, Flure, Eingänge und Müllräume, ein Vertrag mit eigenem Preis pro Eingang.
Büroreinigung
Zwei- oder dreimal pro Woche als getrennte Verträge, jeder mit eigener Checkliste.
Praxen
Eine Checkliste nach Ihrem Leistungsverzeichnis, bei jedem Einsatz abgehakt und fotografiert.
Endreinigung bei Auszug
Eine einmalige Anfrage mit Stunden und Material, vom Vermieter unterschrieben.
Glasreinigung
Eine Tour von Adressen alle vier oder acht Wochen mit Festpreis pro Adresse.
Bauendreinigung
Ein eigener Auftrag an einem neuen Standort, aus dem unterschriebenen Protokoll abgerechnet.
Umstieg
Was Sie nicht mehr brauchen
Kunden und Adressen kommen aus einer Tabelle mit. Beim Umstieg helfen wir Ihnen in einem Gespräch.
Muss ich Geräte anlegen, um Serviceverträge zu nutzen?+
Nein. Ein Vertrag kann auf einen ganzen Standort zeigen, etwa ein Treppenhaus, eine Büroetage oder eine Praxis. Verträge auf Geräte funktionieren weiter wie bisher für Firmen, die sie brauchen.
Wie funktioniert der Festpreis pro Einsatz?+
Sie tragen den Preis ohne MwSt. am Vertrag ein. Ist ein Einsatz fertig, den der Vertrag geöffnet hat, bekommt das Protokoll eine Zeile zu diesem Preis, und die Stunden des Einsatzes stehen mit 0 €. Ein unterschriebenes oder abgerechnetes Protokoll wird nie geändert, und doppeltes Abschließen fügt keine zweite Zeile hinzu.
Kann ich statt eines Preises pro Reinigung eine Monatspauschale abrechnen?+
Nicht am Vertrag selbst. Schicken Sie die Pauschale als wiederkehrende Rechnung, lassen Sie den Preis am Vertrag leer und markieren Sie die Einsätze als im Vertrag enthalten, damit sie nicht auf eine eigene Rechnung warten.
Ein Büro wird montags und donnerstags gereinigt. Wie richte ich das ein?+
Mit zwei Verträgen am selben Standort, einer ab einem Montag und einer ab einem Donnerstag, beide alle 7 Tage. Jeder öffnet seinen eigenen Einsatz an seinem Tag.
Was, wenn einen Tag später gereinigt wird?+
Der Einsatz zählt trotzdem, solange er im eingestellten Spielraum liegt, und die nächste Reinigung bleibt an ihrem geplanten Tag. Der Zyklus folgt den Vertragsterminen, nicht dem Tag der Arbeit.
Wie weise ich nach, dass gereinigt wurde?+
Jeder Einsatz hält Beginn und Ende, die abgehakte Checkliste und die Fotos fest, und der Kunde bekommt das unterschriebene Protokoll als PDF. Checklisten mit Fotos gehören zum Tarif Professional.
Ist das Servicemodul eingeschaltet?+
Auf neuen Konten ist es von Anfang an eingeschaltet. Auf einem älteren Konto schaltet es ein Administrator unter Einstellungen → Service mit einem Klick ein.
Einen Kunden mit seinen Standorten anlegen, einen Wochenvertrag mit Ihrem Preis erstellen und die Reinigungen der nächsten Woche von selbst öffnen lassen.
