Software für SHK-Betriebe von der Störung bis zur nächsten Wartung

Heizungswartung von der Anfrage bis zum unterschriebenen Protokoll

Jede Wartung beginnt als Anfrage. Sie tragen Kunde, Adresse, Anlage und Anliegen ein, zum Beispiel jährliche Wartung, Zündfehler oder Druckverlust. Die Anfrage bekommt einen Monteur und einen Termin. Auf der Seite Heute sehen Sie danach, welche Wartung überfällig ist und welche noch keinen Techniker hat.

Vor Ort führt Bidmio den Monteur durch fünf Schritte: Gerät, Arbeit, Zeit und Material, Kontrolle und Abschluss. Am Kessel trägt er die Messwerte ein, fotografiert den Zustand vor und nach der Arbeit und schreibt oder diktiert, was er gemacht hat. Alles speichert sich laufend, ein Funkloch im Keller löscht nichts.

Mit dem Abschluss entsteht aus dem Einsatz ein Serviceprotokoll. Der Arbeitsbericht aus dem Heizungskeller steht schon drin, ebenso die erfasste Zeit und das gebuchte Material. Im Büro ergänzen Sie bei Bedarf eine Empfehlung, etwa den Hinweis auf einen alternden Wärmetauscher, und den Termin der nächsten Wartung. Kunde und Monteur unterschreiben mit dem Finger, und am Protokoll sehen Sie, wann es an wen per E-Mail ging. Kam die E-Mail nicht an, schicken Sie das PDF mit einem Klick erneut.

Abgaswerte, Dichtheitsprüfung und die Rolle des Schornsteinfegers

Bei Gasheizungen gibt es zwei Rollen, die Kunden oft verwechseln. Der Schornsteinfeger misst und überprüft nach der 1. BImSchV und führt die Feuerstättenschau, die hoheitlichen Aufgaben bleiben beim bevollmächtigten Bezirksschornsteinfeger. Ihr Betrieb wartet die Anlage und dokumentiert dabei eigene Messwerte. Bidmio ersetzt den Schornsteinfeger nicht und ist auch nicht mit seinem Kehrbuch verbunden.

Was Bidmio gut kann: Ihre Werte sauber an der Anlage ablegen. CO, CO₂ und Gasfließdruck, Anlagendruck oder Vorlauftemperatur tragen Sie beim Einsatz von Hand ein, mit Datum und Monteur. Ein Analysegerät wird nicht angebunden, die Zahlen übertragen Sie vom Display. Wenn der Kunde fragt, was bei der letzten Wartung gemessen wurde, finden Sie es in Sekunden.

Kommen Sie ein Jahr später an denselben Kessel, öffnen Sie die Einsatzhistorie der Anlage und vergleichen die Werte. So sehen Sie, ob der CO-Wert gestiegen ist oder der Druck immer wieder abfällt, bevor daraus ein Notdiensteinsatz am Feiertag wird.

Die Dichtheitsprüfung einer Gasleitung nach TRGI oder die Druckprobe einer Trinkwasser- oder Heizungsleitung ist eine eigene Leistung und gehört als eigene Zeile ins Angebot. Der Kunde sieht, wofür er zahlt, und bei der Abrechnung fehlt sie nicht. Dasselbe gilt für Spülen, Befüllen und Entlüften der Anlage, Inbetriebnahme mit Abgasmessung und die Einweisung des Kunden.

Das Ergebnis halten Sie beim Einsatz als Messwert fest, zum Beispiel den Prüfdruck in bar, und hängen ein Foto vom Manometer an. Die Werte stehen danach an der Anlage, zusammen mit Datum und Namen des Monteurs.

Für einen hydraulischen Abgleich nach Verfahren B rechnet Bidmio keine Heizlast und keine Ventileinstellungen aus. Sie verwenden weiterhin Ihr Berechnungsprogramm. Die Leistung selbst, die Stunden dafür und die Dokumente legen Sie aber am Auftrag ab, damit beim Kunden später nichts fehlt.

Notdienst: schnell, aber mit Beleg

Bei einem Rohrbruch oder einem Heizungsausfall im Winter hat niemand Zeit für Formulare. Deshalb reicht eine kurze Anfrage mit Adresse und Fehlerbild. Der Monteur hat sie sofort auf dem Handy und startet die Navigation mit einem Tipp.

Vor Ort fotografiert er den Schaden, notiert, wo er das Wasser abgesperrt hat und was er repariert hat, und die Zeit läuft automatisch mit. Anfahrt und Arbeitszeit sind getrennt, so sieht man auf Rechnung und Stundennachweis, wie lange die Reparatur selbst gedauert hat. Fotos und Bericht helfen danach der Hausverwaltung und der Versicherung.

Fehlt ein Ersatzteil, setzen Sie den Einsatz auf Wartet auf Teile. Die Uhr steht still, und der Einsatz bleibt auf der Liste, bis ihn jemand abschließt. Notdienstzuschläge für Nacht oder Wochenende legen Sie als eigene Position in Ihrer Preisliste an.

• Notdienst als eigener Einsatz mit eigener Rechnung
• Schadensfotos am Auftrag, nicht in der privaten Galerie
• Folgereparatur als neue Anfrage für dieselbe Adresse
• Fotobericht als PDF mit Ihrem Logo für Verwaltung und Versicherung

Kostenvoranschlag oder Angebot: Bad, Kessel und neue Leitungen

Eine Badsanierung hat viele Teile: Rückbau, neue Trink- und Abwasserleitungen, Vorwandelement, Armaturen, Sanitärobjekte und Anschluss. Jeder Teil wird eine Zeile mit Menge, Einheit und Preis. Ihr Kunde vergleicht Ihr Angebot so Position für Position und nicht nur nach der Endsumme.

Im deutschen Recht ist ein Kostenvoranschlag grundsätzlich unverbindlich, ein Angebot zum Festpreis dagegen bindend. Zeichnet sich ab, dass ein Kostenvoranschlag wesentlich überschritten wird, müssen Sie den Kunden unverzüglich informieren (§ 649 BGB). Bidmio trifft diese Entscheidung nicht für Sie, aber Sie schicken in so einem Fall in wenigen Minuten ein ergänzendes Angebot über denselben Kundenlink, und die Antwort des Kunden ist dokumentiert.

Nimmt der Kunde an, wird aus dem Angebot ein Auftrag. Die Positionen rechnen Sie später zusammen oder in Abschnitten ab, etwa eine Abschlagsrechnung nach der Rohinstallation vor dem Fliesenleger und die Schlussrechnung nach der Abnahme. Bei größeren Aufträgen sehen Sie Kalkulation, tatsächliche Kosten und geleistete Stunden nebeneinander und merken früh, wenn die Montagestunden knapp werden.

Das Datum der Abnahme halten Sie im unterschriebenen Protokoll fest. Das ist für Sie wichtig, weil ab diesem Tag in der Regel die Gewährleistung läuft. Eine rechtliche Prüfung Ihres Vertrags ersetzt Bidmio nicht.

Kessel, Speicher, Wärmepumpen und Enthärtungsanlagen der Kunden

Zu jedem Kunden können Sie seine Standorte und dort seine Anlagen führen: Gas-Brennwertkessel, Warmwasserspeicher, Wärmepumpe, Enthärtungsanlage, Zirkulationspumpe, Hebeanlage oder Heizkreisverteiler der Fußbodenheizung. An der Anlage stehen Typ, Modell, Seriennummer, Einbauort, Garantie, Wartungsintervall und das Datum der nächsten Wartung.

Sie müssen nicht jede Anlage einzeln abtippen. Eine Liste vom Kunden oder aus Ihrer alten Tabelle importieren Sie aus einer Datei und drucken QR-Etiketten für die Anlagen. Der Monteur scannt das Etikett, und der Einsatz hängt am richtigen Kessel.

In einer Heizzentrale mit mehreren Kesseln und Pumpen hat jedes Gerät sein eigenes Etikett, eigene Messwerte und eine eigene Historie. Die Übersicht der Wiederholungswartungen zeigt, welche Anlagen demnächst fällig sind. So planen Sie die Herbstwartungen vor, statt auf den ersten kalten Tag und die Störungsanrufe zu warten.

Material: Rohre, Fittings, Dichtungen und Ihre Marge

Im SHK-Betrieb verliert man Geld am Kleinmaterial. Eine Dichtung, ein Kugelhahn oder ein paar Pressfittings aus dem Wagen sind schnell vergessen. In Bidmio haben Sie Lagerartikel mit Einkaufs- und Verkaufspreis, vom Mehrschichtverbundrohr über Ausdehnungsgefäße bis zum Badheizkörper.

Der Monteur bucht während des Einsatzes Material aus dem Lager auf den Auftrag. Nach dem Abschluss steht es im Protokoll und auf der Rechnung, und im Lager sehen Sie den neuen Bestand. Fällt der Bestand unter das Minimum, schlägt Bidmio eine Bestellung beim Lieferanten vor, und ab und zu machen Sie eine Inventur von Lager und Servicewagen (Tarif Pro).

Den Kassenbeleg vom Großhandel fotografieren Sie ab, die KI liest Betrag und MwSt. aus und schlägt den passenden Auftrag vor. Lieferantenrechnungen, die per E-Mail kommen, landen direkt in Bidmio. Ihr Kunde sieht nur Verkaufspreise, Ihre Einkaufspreise und die Marge sehen nur Sie.

Für Privatkunden ist eine Rechnung mit getrennt ausgewiesenem Arbeitslohn praktisch, weil sie den Lohnanteil nach § 35a EStG in der Steuererklärung geltend machen. Weil Stunden und Material in Bidmio getrennte Positionen sind, steht das automatisch so auf der Rechnung. Ob der Abzug im Einzelfall möglich ist, klärt Ihr Kunde mit seinem Steuerberater.

Wartungsverträge mit Hausverwaltungen und Gewerbekunden

Hausverwaltungen, Schulen und Gewerbekunden wollen eine regelmäßige Wartung und eine übersichtliche Abrechnung. Für so einen Kunden führen Sie den Wartungsvertrag, seine Anlagen und die Wartungstermine. Eine wiederkehrende Rechnung für den Vertrag legen Sie einmal an.

Die Verwaltung bekommt nach jedem Einsatz das Protokoll per E-Mail und sieht in der Historie, was in der Heizzentrale gemacht wurde. Sie sehen, welche Vertragseinsätze erledigt sind und welche noch nicht abgerechnet wurden. Arbeiten, die nicht im Vertrag stehen, gehen als eigenes Angebot raus.

Eine Reklamation nach der Montage wird ein kurzer neuer Auftrag an derselben Anlage. Die ursprüngliche Rechnung bleibt unverändert, und Sie sehen, was Sie die Gewährleistung gekostet hat.

Rechnungen aus Protokollen können vor dem Versand eine Freigabe durchlaufen. Der Monteur legt sie an, der Chef prüft sie in den Freigaben und gibt sie frei oder schickt sie mit einer Frage zurück. Beim Erstellen wählen Sie, ob es eine Teil-, Abschlags- oder Schlussrechnung ist, damit ein größerer Kesseltausch in Etappen abgerechnet werden kann.

Was Bidmio Ihrem SHK-Betrieb noch abnimmt

Im Heizungskeller gibt es oft kein Netz. Die Arbeitszone des Monteurs erfasst Stunden auch offline und schickt sie, sobald er wieder oben ist. Kommt er an der Adresse eines Auftrags an, schlägt das Handy selbst einen Arbeitseintrag vor, den er nur bestätigt.

Viele Betriebe haben gemischte Teams. Schreibt Ihr Geselle Piotr im Auftragschat in seiner Sprache, lesen Sie die Nachricht auf Deutsch, das Original bleibt gespeichert. Ein Angebot für einen neuen Kessel, auf das der Kunde eine Woche nicht reagiert, kann eine automatische Erinnerung aus Ihrer Vorlage auslösen, und nach dem Zahlungseingang geht ein Dankeschön raus.

Ihre Monteure beantragen Urlaub auf dem Handy und sehen ihre Überstunden. Mit Rechten pro Modul legen Sie fest, wer im Betrieb was sehen und bearbeiten darf, vom Azubi über die Gesellen bis zur Bürokraft.

• Checklisten für Wartung und Inbetriebnahme beim Einsatz
• Bestellvorschläge nach Mindestbestand und Inventur (Pro)
• Automatische Angebotserinnerung und Dank nach Zahlungseingang
• Chatübersetzung ins Deutsche für gemischte Teams
• Firmenwebsite mit Formular, über das Kunden ein Foto vom tropfenden Ventil schicken (Developer)
• Rechte pro Modul für Meister, Gesellen, Azubi und Büro

Was Bidmio für SHK-Betriebe nicht macht

Bidmio berechnet keine Heizlast, dimensioniert keine Rohrleitungen und stellt keine Ventile für den hydraulischen Abgleich ein. Für die Heizungsplanung nutzen Sie weiter Ihr Berechnungsprogramm oder Ihren Planer. Messwerte vom Abgasanalysegerät und vom Manometer tragen Sie von Hand ein.

Buchhaltung, Lohnabrechnung und Steuererklärung bleiben bei Ihrem Steuerberater und in seinem Programm, etwa DATEV. Bidmio bietet für Deutschland keine Finanzbuchhaltung, keinen DATEV-Export und keine E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Ihre Rechnungen erstellen Sie in Bidmio als PDF. Fragen Sie Ihren Steuerberater, wie er Ihre Belege bekommen möchte.

Großhandelskataloge per Datanorm oder Leistungsverzeichnisse im GAEB-Format liest Bidmio nicht ein. Ihre Artikel und Preise legen Sie in Ihrer eigenen Preisliste oder per Dateiimport an.

Die Aufgaben des Schornsteinfegers, Förderanträge bei BAFA oder KfW und die Anmeldung beim Gasnetzbetreiber laufen nicht über Bidmio. Bidmio hilft Ihnen, Einsatz, Messwerte, Fotos und Protokoll zu dokumentieren. Für die fachliche und rechtliche Richtigkeit bleibt Ihr Betrieb verantwortlich.