Wartungsverträge – planen, erledigen und abrechnen wie von selbst
Wartungsverträge und Prüfungen mit automatischer Planung und Abrechnung im Griff
Wenn Sie Stammkunden haben – Unternehmen, Wohnungsbaugesellschaften oder Privatkunden –, die regelmäßige Prüfungen, Reparaturen oder Wartungen brauchen, haben Sie wahrscheinlich schon Wartungsverträge. Aber wissen Sie, wann der nächste Termin fällig ist? Haben Sie den Überblick, welche Kunden einen Vertrag haben – und was er umfasst? Werden alle Stunden und das gesamte Material korrekt berechnet? Zu viele Betriebe verlieren Zeit und Geld, weil Wartungsverträge in Notizbüchern, Excel-Listen oder alten E-Mails verwaltet werden.
Warum Wartungsverträge für Handwerksbetriebe Gold wert sind
Mit Bidmio werden Wartungsverträge automatisch eingeplant, per App erledigt und mit einem Klick abgerechnet.
- 🗓️ Automatisch eingeplant
- 📲 Per App erledigt
- 💰 Mit einem Klick abgerechnet
Was ist ein Wartungsvertrag?
Ein Wartungsvertrag ist eine wiederkehrende Vereinbarung zwischen Ihnen und dem Kunden, bei der Sie in festen Abständen Wartung, Prüfung oder Service übernehmen – zum Beispiel monatlich, quartalsweise oder jährlich.
Beispiele:
Wartungsverträge sorgen für planbaren Umsatz und treue Kunden. Aber nur, wenn Sie die Termine im Griff haben – und die Abrechnung automatisch läuft.
Wartungsverträge digital verwalten in Bidmio
Bidmio vereint Planung, Ausführung und Abrechnung in einem System. Sie legen einen Wartungsvertrag einmal an – danach läuft er automatisch.
1. Wartungsvertrag anlegen
Erfassen Sie Kunde und Standort, die auszuführenden Arbeiten, das Intervall (z. B. alle 3 Monate), Mitarbeiter und Checklisten sowie Festpreis oder Stundensatz. Das System plant die künftigen Termine automatisch ein und trägt sie in den Kalender ein.
2. Arbeit erledigen
Rückt der Termin näher, erhält der Servicetechniker eine Benachrichtigung aufs Handy. Er öffnet den Auftrag, arbeitet die Checkliste ab, macht Fotos und lässt den Kunden unterschreiben. Alle Informationen landen automatisch im System.
3. Automatisch abrechnen
Ist die Arbeit erledigt, wird die Rechnung automatisch erstellt – bereit zum Versand, mit 19 % oder 7 % USt. Hat der Vertrag einen Festpreis, wird er automatisch zum richtigen Datum berechnet.
Beispiel: Wartungsvertrag mit automatischer Abrechnung
Kein Excel. Kein Papier. Alles läuft automatisch.
1Wohnungsbaugenossenschaft Parkblick
Wartung der Heizungsanlage – alle 6 Monate – 1.200 € – geplant am 15.10.
2Elektro Partner GmbH
Prüfung der Brandmeldeanlage – einmal jährlich – 2.800 € – abgerechnet
3Haustechnik Krause
Pumpenprüfung – alle 3 Monate – 750 € – erledigt, Rechnung versendet
Vorteile der digitalen Verwaltung von Wartungsverträgen
11️⃣ Kein Vertrag wird vergessen
Das System behält alle Kunden und Prüfungen im Blick und verschickt automatisch Erinnerungen.
22️⃣ Automatische Abrechnung
Keine vergessenen Rechnungen – Festpreise und Intervalle werden automatisch in Rechnungen umgesetzt.
33️⃣ Einfachere Einsatzplanung
Sie sehen alle Wartungsverträge im Kalender und verschieben sie per Drag & Drop.
44️⃣ Saubere Dokumentation
Fotos, Notizen und Unterschriften werden automatisch am Auftrag gespeichert – bereit für die Übergabe.
55️⃣ Professioneller Eindruck
Der Kunde erhält Servicebericht und Rechnung digital – das schafft Vertrauen und Folgeaufträge.
66️⃣ Planbarer Umsatz
Wartungsverträge sorgen das ganze Jahr über für regelmäßige Einnahmen und eine bessere Liquidität.
Wer kann Wartungsverträge in Bidmio nutzen?
1🔧 SHK
Wartung von Kesseln, Pumpen, Ventilen – jährliche Heizungswartung
2⚡ Elektro
Brandmeldeanlagen, Beleuchtung, Notbeleuchtung, Verteiler – jährliche Prüfung der Elektroverteilung
3🧱 Maurer/Tischler
Gebäudebegehungen, Fugen, Abdichtungen – halbjährliche Fassadenkontrolle
4🏢 Hausverwaltung
Treppenhausreinigung, Müll, Kontrollgänge – wöchentlicher Servicevertrag
5❄️ Lüftung/Klima
Filter, Druck, Temperatur – vierteljährliche Lüftungswartung
So legen Sie einen Wartungsvertrag in Bidmio an
Klicken Sie auf „Neuer Wartungsvertrag“
Wählen Sie Kunde und Standort
Geben Sie Art der Arbeit und Intervall ein
Fügen Sie eine Checkliste hinzu (z. B. „Lüftungswartung“)
Legen Sie Preis und Zahlungsbedingungen fest
Entscheiden Sie, ob automatisch abgerechnet werden soll
Speichern – das System plant die künftigen Termine ein
Der Servicetechniker sieht den Vertrag jetzt in seiner App und wird benachrichtigt, wenn die Arbeit fällig ist.
Beispiel-Checkliste in einem Wartungsvertrag
1
2
3
4
5
Automatischer Servicebericht und Dokumentation
Nach Abschluss der Prüfung erstellt Bidmio automatisch einen Servicebericht (PDF) mit:
1
2
3
4
5
Der Bericht kann an den Kunden oder Bauherrn gesendet oder intern archiviert werden.
Rechnungen und Belege für Ihren Steuerberater
Bidmio hält alle Rechnungen an einem Ort bereit:
Ist der Wartungsvertrag erledigt, liegt die Rechnung sofort im System – und Ihr Steuerberater kann sie als eingeladener Benutzer direkt einsehen, ohne dass Sie etwas doppelt erfassen.
Beispiel: SHK-Betrieb mit 300 Wartungsverträgen
Vorschriften und Anforderungen
In vielen Branchen sind regelmäßige Wartungen und Prüfungen nicht nur gutes Geschäft, sondern Pflicht. Zum Beispiel:
Mit digitalen Wartungsverträgen dokumentieren Sie ganz einfach, dass die Anforderungen erfüllt sind.
Vergleich: klassische vs. digitale Verwaltung
1
2
3
4
5
6
Wirtschaftlicher Nutzen
1
2
3
4
So starten Sie mit Wartungsverträgen in Bidmio
Kostenloses Konto bei Bidmio anlegen
Modul Wartungsverträge auswählen
Erste Kunden und Prüfungen anlegen
Checklisten und Abrechnungsintervalle hinzufügen
App starten – und das System den Rest erledigen lassen
In weniger als einer Stunde sind Sie startklar – ohne Papier und Excel.
Typische Probleme mit Wartungsverträgen auf Papier
| Problem | Folge |
|---|---|
| 📅 Vergessene Prüfungen | Entgangener Umsatz und unzufriedene Kunden |
| 📋 Kein Überblick über laufende Verträge | Durcheinander und doppelte Arbeit |
| 💸 Vergessene Rechnungen | Entgangene Einnahmen |
| 📞 Aufwendige Abstimmung | Verlorene Zeit bei der Planung |
| 📑 Fehlende Dokumentation | Erbrachte Leistungen schwer nachweisbar |
| 🔁 Keine automatische Wiederholung | Dieselbe Aufgabe muss immer wieder neu angelegt werden |
Die wichtigsten Funktionen einer guten Wartungssoftware
| Funktion | Beschreibung | Nutzen |
|---|---|---|
| 🗓️ Automatische Planung | Das System wiederholt Aufgaben im festgelegten Intervall | Zeit sparen und Fehler vermeiden |
| 📲 Mobile Ausführung | Servicetechniker sehen die Verträge in der App | Keine vergessenen Aufgaben |
| ✍️ Digitale Unterschrift | Der Kunde unterschreibt vor Ort | Dokumentation gesichert |
| 📸 Fotos und Notizen | Nachweis der erbrachten Leistung | Professionelle Übergabe |
| 💰 Automatische Abrechnung | Rechnung zum festen Datum versendet | Kein entgangener Umsatz |
| 🧾 Checklisten | Feste Prüfpunkte je Vertrag | Gleichbleibende Qualität |
| 🔁 Wiederholungen | Aufgabe wird automatisch angelegt | Volle Kontrolle |
| 🔒 DSGVO und Sicherheit | Daten sicher in der EU gespeichert | Datenschutz nach DSGVO |
Häufige Fragen
Fazit
Mit digitalen Wartungsverträgen haben Sie alle Kunden und Aufgaben im Blick, Planung und Abrechnung laufen automatisch, die Dokumentation mit Fotos und Unterschriften ist digital, es gibt weniger Fehler und Leerlauf, und Ihre Kunden erleben einen professionellen Service. Bidmio macht es einfach, Ihren Kundendienst zu automatisieren. Von der Planung bis zur Rechnung – alles läuft wie von selbst.
👉 Testen Sie Bidmio noch heute kostenlos – planen und berechnen Sie Ihre Wartungsverträge automatisch. Sparen Sie Zeit, behalten Sie Ihre Verträge im Griff – und kümmern Sie sich wieder um Ihre Kunden.
Passende Artikel
Jeden Monat erscheinen neue KI-Apps für Handwerker. Der Test: Welche Programme schalten Sie nach der Einführung ab? Der Unterschied zwischen einer App für eine Aufgabe und einem System für den ganzen Betrieb.
Artikel lesenAuftragsverwaltung für Handwerker | Zeit sparen, Überblick behalten
Behalten Sie Projekte, Stunden und Rechnungen mit digitaler Auftragsverwaltung im Griff. Testen Sie Bidmio kostenlos und gewinnen Sie mehr Zeit für Ihr Handwerk.
Artikel lesenSchluss mit Stundenzetteln auf Papier. Mit digitaler Zeiterfassung behalten Handwerksbetriebe Stunden, Aufträge und Rechnungen im Griff – einfach und mobil. Bidmio kostenlos testen.
Artikel lesen