Software für Hausmeisterservice Rundgänge, Reparaturen und Winterdienst
Ein wöchentlicher Rundgang in jedem Objekt, Reparaturen der Mieter mit Frist, der Winterdienst für alle Objekte mit einem Tipp abgerufen und Protokolle, die die Hausverwaltung unterschreibt. Unten begleiten wir eine Firma durch eine Woche im November.
Wöchentliche Rundgänge, die sich selbst öffnen
Winterdienst für alle Objekte auf einmal abgerufen
Illustration. Echte Bildschirme mit Demodaten folgen in Kürze.
Eine Woche im November
So funktioniert die Software für Hausmeisterservice: 8 Schritte vom Rundgang zur Rechnung
Jens Albrecht führt in Hannover einen Hausmeisterservice mit drei Mitarbeitern und zwei Transportern. Eine Hausverwaltung hat ihm fünf Wohnanlagen übergeben: einen wöchentlichen Rundgang zu 60 € pro Objekt, Reparaturen nach Bedarf und Winterdienst ab 1. November zu 45 € pro Einsatz. So sieht seine Woche aus.
1
Montag 8:00 · Objekte
Die Hausverwaltung und ihre fünf Wohnanlagen als Standorte
Jens legt die Hausverwaltung als einen Kunden an und jede Wohnanlage als Standort mit Adresse, Ansprechpartner und einer Notiz: der Code zum Heizungsraum, wo die Streugutkiste steht, welches Tor die Müllabfuhr nutzt. Der ganze Auftrag liegt unter einem Kunden, und jeder Einsatz in einem der Objekte landet in dessen Historie.
Eine Hausverwaltung, viele Objekte
Ansprechpartner, Adresse und Zugangsnotiz pro Objekt
Jeder Einsatz in der Historie des Objekts
EinzelunternehmenProfessional
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2
8:20 · Wöchentlicher Rundgang
Ein wöchentlicher Rundgang pro Objekt mit eigener Checkliste
Für jedes Objekt legt Jens einen Vertrag auf den ganzen Standort an: alle 7 Tage ab Montag, 60 € pro Rundgang ohne MwSt. und die Checkliste Objektrundgang. Sie fragt nach Flurbeleuchtung, Türschließern, freien Fluchtwegen, Müllplatz, Anzeichen von Feuchtigkeit und dem, was Mieter gemeldet haben. Die Einsätze öffnen sich jeden Montag von selbst.
Vertrag auf das ganze Objekt, ohne Geräte
Festpreis pro Rundgang in jedem Protokoll
Eigene Checkliste für den Rundgang
Professional
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3
Dienstag 10:15 · Reparatur
Ein Mieter meldet eine Haustür, die nicht schließt
Die Hausverwaltung schreibt: die Haustür in der Bahnhofstraße 20 fällt nicht ins Schloss. Das Büro macht daraus eine Serviceanfrage auf dieses Objekt, setzt die Frist auf morgen und gibt sie Kevin, der an dem Tag zwei Einsätze hat. Die Reparatur wird nach Stunden und Teilen abgerechnet, außerhalb des Festpreises für den Rundgang.
Reparaturen als Anfragen am richtigen Objekt
Frist bei dem, was eilt
Einsätze pro Mitarbeiter am gewählten Tag
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4
Mittwoch 9:00 · Einsatz
Ein neuer Türschließer aus dem Transporter, im Protokoll zu seinem Preis
Kevin startet die Zeit an der Tür, stellt die Falle nach, findet den Türschließer undicht und montiert einen neuen aus dem Transporter. Er entnimmt ihn mit einem Tipp aus dem Fahrzeuglager, sodass er zum Verkaufspreis im Protokoll steht, und fotografiert die Tür, die wieder sauber schließt. Die Hausverwaltung unterschreibt über den Link in ihrer E-Mail.
Teile aus dem Fahrzeuglager entnommen
Fotos vorher und nachher am Einsatz
Unterschrift auf dem Handy oder per Link
Professional
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5
1. November · Winterdienst auf Abruf
Winterdienstverträge, die auf den Frost warten
Für jedes Objekt hat Jens einen zweiten Vertrag, markiert als Auf Abruf (Winterdienst), mit Beginn am 1. November, 45 € pro Einsatz und der Checkliste Räumen und Streuen: Wege und Treppen geräumt und gestreut, Einfahrt, Rampe, Streugutkiste aufgefüllt. Ein Vertrag auf Abruf öffnet nie einen Einsatz nach dem Kalender. Er wartet, bis Jens ihn abruft.
Verträge auf Abruf für die Wintersaison
Ein Startdatum für die Saison
Festpreis pro Einsatz
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6
Donnerstag 4:30 · Abruf
Glätte im Wetterbericht: ein Tipp ruft alle Objekte ab
Um halb fünf meldet der Wetterbericht Glätte. Auf der Vertragsseite drückt Jens Jetzt abrufen, und Bidmio öffnet einen Winterdiensteinsatz für jeden Vertrag auf Abruf, dessen Saison begonnen hat, alle mit Frist heute. Ein Objekt, das den heutigen Einsatz schon hat, wird nicht doppelt geöffnet. Er verteilt die Einsätze auf die zwei Transporter und setzt Kaffee auf.
Eine Schaltfläche für alle Objekte auf Abruf
Jeder Einsatz mit Frist am selben Tag
Kein doppelter Einsatz bei einem zweiten Tipp
EinzelunternehmenProfessional
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7
5:10 · Nachweis
Gestreut um 5:10 Uhr, mit dem Foto als Beleg
An jedem Objekt startet der Mitarbeiter den Einsatz, räumt und streut Wege und Treppen, hakt die Checkliste ab und fotografiert den gestreuten Eingang. Der Einsatz hält die Zeit vor Ort minutengenau fest. Wenn im Januar ein Mieter stürzt und die Versicherung fragt, ob gestreut war, öffnet Jens den Einsatz vom Morgen und schickt das Protokoll mit Zeit und Foto.
Beginn und Ende bei jedem Winterdiensteinsatz
Checkliste und datierte Fotos
Unterschriebenes Protokoll in der Historie des Objekts
Professional
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8
Freitag 15:00 · Rechnung
Rundgänge, Reparaturen und Winterdienst in einer Liste zur Abrechnung
Am Freitag stehen in der Liste der fertigen Einsätze ohne Rechnung fünf Rundgänge zu 60 €, fünf Winterdiensteinsätze zu 45 € und Kevins Reparatur nach Stunden. Jens erstellt die Rechnungen aus den unterschriebenen Protokollen: die vereinbarten Preise und die Zeilen der Reparatur werden übernommen, die MwSt. kommt hinzu, Bankverbindung und Zahlungsziel stehen unten.
Vereinbarte Preise und Reparaturen nebeneinander
Rechnungszeilen aus den unterschriebenen Protokollen
Zahlungserinnerungen bei überfälligen Rechnungen
EinzelunternehmenProfessional
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Warum es zählt
Fünf Objekte, ein Transporter, und keiner hat es aufgeschrieben.
Ein Hausmeistervertrag ist das Versprechen, jede Woche und jeden frostigen Morgen da zu sein. Die Arbeit wird erledigt. Was verloren geht, ist der Nachweis: welche Lampe getauscht wurde, welcher Weg wann gestreut war und ob die kleine Reparatur je abgerechnet wurde.
Heute
Rundgang aus dem Gedächtnis, Mängel auf einem Zettel
Mieter rufen direkt auf dem Handy des Hausmeisters an
Wintermorgen per SMS um fünf organisiert
Kein Nachweis, wann gestreut wurde, wenn jemand stürzt
Kleine Reparaturen erledigt und nie abgerechnet
Mit Bidmio
Der Rundgang jedes Objekts öffnet sich selbst mit Checkliste
Jede Reparatur wird eine Anfrage mit Frist
Ein Tipp ruft den Winterdienst für alle Objekte ab
Zeit, Fotos und Checkliste bei jedem Winterdiensteinsatz
Fertige Einsätze warten in einer Liste auf die Rechnung
Live-Demo
Den Serviceteil von Bidmio mit Demodaten ausprobieren
Ein Demokonto mit Kunden, Standorten, Verträgen, Einsätzen und Protokollen. Ohne Registrierung, die Daten werden täglich zurückgesetzt.
Rundgänge, Reparaturen und Winterdienst, noch nicht abgerechnet
Fertige Einsätze ohne Rechnung stehen mit dem offenen Betrag in der Liste. Die Rechnung erstellen Sie direkt daraus. Einsätze, die im Vertrag enthalten sind, bleiben draußen.
app.bidmio.de
Im Detail
Hausmeisterservice in Bidmio: Rundgänge, Reparaturen und Winterdienst
Die Woche oben hat eine Hausverwaltung begleitet. Hier steht, wie dieselben Teile über alle Ihre Objekte funktionieren und was Bidmio nicht macht.
Rundgänge, die sich selbst öffnen
Jedes Objekt, das Sie betreuen, kann einen eigenen Vertrag auf den ganzen Standort haben, mit Intervall in Tagen, erstem Datum und ein paar Tagen Spielraum. Die Einsätze öffnen sich am Fälligkeitstag mit der Checkliste, und der Zyklus hält sich an die geplanten Termine, auch wenn ein Rundgang später stattfindet.
Hat das Objekt auch eine Pumpe, ein Tor oder eine Heizung, die Sie warten, bekommt das Gerät einen eigenen Vertrag neben dem Rundgang. Beide stehen in derselben Liste.
Verträge auf Objekte und auf Geräte
Checkliste bei jedem Rundgang
Ein Zyklus, der nicht wandert
Winterdienst auf Abruf
Räumen und Streuen richtet sich nicht nach dem Kalender. Ein Vertrag mit Auf Abruf (Winterdienst) öffnet nie selbst einen Einsatz. Sein Startdatum ist der Saisonbeginn. Kommt der Frost, öffnet Jetzt abrufen auf der Vertragsseite einen Einsatz für jeden Vertrag auf Abruf, dessen Saison begonnen hat, alle mit Frist am selben Tag.
Jeder Abruf ist ein normaler Einsatz: der Mitarbeiter startet ihn, hakt die Checkliste ab, fotografiert und schließt ab. Mit einem Preis am Vertrag endet jeder Abruf mit einer Zeile zu diesem Preis. Am Ende der Saison beenden Sie die Verträge, und im Herbst bekommen sie ein neues Startdatum.
Die Räum- und Streupflicht liegt beim Eigentümer, der sie per Vertrag an Sie überträgt. Wer den Dienst macht, muss zeigen können, dass er stattfand. Zeit, Fotos und Checkliste bei jedem Abruf sind genau dieser Nachweis.
Verträge auf Abruf bleiben still, bis sie abgerufen werden
Ein Tipp öffnet alle Objekte, nie zweimal am selben Tag
Preis pro Einsatz in jedem Protokoll
Festpreise, Stunden und Monatspauschalen
Mit einem Festpreis am Vertrag stehen die eigenen Stunden des Einsatzes im Protokoll mit 0 €, und eine Zeile trägt den vereinbarten Preis. Teile und zusätzliches Material kommen zu ihrem eigenen Preis dazu. Reparaturen außerhalb des Vertrags werden nach Stunden und Teilen abgerechnet.
Eine Monatspauschale gehört nicht an den Vertrag. Schicken Sie sie als wiederkehrende Rechnung und markieren Sie die abgedeckten Einsätze als im Vertrag enthalten, damit sie nicht auf eine eigene Rechnung warten.
Eine Preiszeile pro Einsatz
Zusätzliche Teile werden extra berechnet
Monatspauschale als wiederkehrende Rechnung
Was Bidmio für Hausmeisterdienste nicht macht
Bidmio liest keinen Wetterbericht und ruft den Winterdienst nicht selbst ab: ein Mensch drückt die Schaltfläche. Die Streugutmenge wird nicht als eigene Zahl erfasst; notieren Sie sie in der Checkliste oder als Material. Bidmio ist auch keine Hausverwaltungssoftware: keine Mietenbuchhaltung, keine Nebenkostenabrechnung, keine Eigentümerversammlung.
Bidmio bietet für Deutschland weder Finanzbuchhaltung noch Lohnabrechnung, keinen DATEV-Export und keine E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Wenn eine Hausverwaltung strukturierte E-Rechnungen verlangt, klären Sie das bitte mit Ihrem Steuerberater.
Kein automatischer Abruf nach dem Wetter
Keine Nebenkostenabrechnung oder Mietenbuchhaltung
Keine Lohnabrechnung, kein DATEV, keine XRechnung
So starten Sie
Auf einem neuen Konto ist das Servicemodul von Anfang an eingeschaltet; auf einem älteren schaltet es ein Administrator unter Einstellungen → Service ein. Beginnen Sie mit einer Hausverwaltung, ihren Objekten und einem wöchentlichen Rundgang pro Objekt, und legen Sie die Winterdienstverträge vor dem ersten Frost an.
Typische Arbeiten
Software für alles, was ein Hausmeisterservice macht
Von der Glühbirne im dritten Stock bis zum Streuen um fünf Uhr früh.
Objektrundgänge
Wöchentlich oder alle zwei Wochen pro Objekt mit Checkliste und Preis.
Kleinreparaturen
Türen, Schlösser, tropfende Hähne und Licht als Anfragen mit Frist.
Räum- und Streudienst
Winterverträge auf Abruf, mit einem Tipp für alle Objekte abgerufen.
Grünpflege
Rasenmähen und Heckenschnitt als Verträge am selben Objekt.
Hausverwaltungen
Ein Kunde mit vielen Objekten, jedes mit eigenem Ansprechpartner und Historie.
Technische Anlagen
Pumpen, Tore oder Heizungen mit einem Vertrag pro Gerät.
Umstieg
Was Sie nicht mehr brauchen
Kunden und Objekte kommen aus einer Tabelle mit. Beim Umstieg helfen wir Ihnen in einem Gespräch.
Markieren Sie den Vertrag des Objekts als Auf Abruf (Winterdienst) und geben Sie ihm ein Startdatum für die Saison. Er öffnet nie selbst einen Einsatz. Wenn Sie Jetzt abrufen drücken, öffnet Bidmio einen Einsatz mit Frist heute für jeden Vertrag auf Abruf, dessen Saison begonnen hat, und ein Objekt, das den heutigen Einsatz schon hat, wird nicht erneut geöffnet.
Kann ich nachweisen, wann gestreut wurde?+
Ja. Jeder Winterdiensteinsatz hält fest, wann der Mitarbeiter angefangen und aufgehört hat, die abgehakte Checkliste und die Fotos, und das unterschriebene Protokoll bleibt in der Historie des Objekts. Checklisten mit Fotos gehören zum Tarif Professional.
Ruft Bidmio den Winterdienst nach dem Wetterbericht ab?+
Nein. Bidmio liest keinen Wetterbericht. Sie entscheiden und drücken die Schaltfläche.
Kann ein Rundgang einen Festpreis haben?+
Ja. Tragen Sie den Preis ohne MwSt. am Vertrag ein. Jeder fertige Rundgang bekommt eine Zeile zu diesem Preis, die Stunden stehen mit 0 €. Teile, die Sie hinzufügen, werden extra berechnet.
Brauche ich Geräte, um einen Vertrag anzulegen?+
Nein. Ein Vertrag kann ein ganzes Objekt abdecken. Warten Sie auch eine Pumpe oder ein Tor, bekommt das Gerät einen eigenen Vertrag.
Wie kommen Reparaturen der Mieter herein?+
Das Büro macht aus jedem Anruf und jeder E-Mail eine Serviceanfrage am richtigen Objekt, mit Frist und Mitarbeiter. Ein Formular auf Ihrer Website kann sie ebenfalls sammeln.
Ist das Servicemodul eingeschaltet?+
Auf neuen Konten ist es von Anfang an eingeschaltet. Auf einem älteren Konto schaltet es ein Administrator unter Einstellungen → Service ein.
Eine Hausverwaltung mit ihren Objekten anlegen, einen wöchentlichen Rundgang und einen Winterdienstvertrag auf Abruf pro Objekt einrichten und einen Abruf ausprobieren.
