Software für Bauunternehmen und Generalunternehmer vom LV bis zum Leistungsnachweis

Das Leistungsverzeichnis als Rückgrat des Projekts

Beim Einheitspreisvertrag dreht sich alles um das Leistungsverzeichnis. Aus ihm ist die Auftragssumme entstanden, aus ihm wird jeder Leistungsnachweis gebaut, und an ihm misst sich, ob die Baustelle Geld verdient. Liegt das LV einmal beim Kalkulator und in einer zweiten Fassung beim Bauleiter, rechnet jeder mit seiner eigenen Zahl. In Bidmio gibt es das LV pro Projekt genau einmal, und alle arbeiten mit demselben Stand.

Das LV ist in Abschnitte gegliedert, etwa Baustelleneinrichtung, Erdarbeiten, Gründung, Rohbau oder Dach. Jede Position hat Ordnungszahl, Kurztext, Einheit, Menge und Einheitspreis. Abschnittssummen und Gesamtsumme rechnet Bidmio selbst, niemand pflegt Formeln. Ein LV aus Ihrem Kalkulationsprogramm oder vom Auftraggeber übernehmen Sie per Excel-Datei, und wenn der Auftraggeber eine Tabelle möchte, exportieren Sie den aktuellen Stand wieder nach Excel.

Der eigentliche Unterschied zur Tabelle ist die Spalte Ist. Jeder Position werden nach und nach die echten Kosten zugeordnet: gebuchte Stunden der Kolonne, Material aus erfassten Belegen und Rechnungen der Nachunternehmer. Am Abschnitt sehen Sie sofort, wie viel davon schon verbraucht ist. Steht das Mauerwerk nach der Hälfte der Leistung bei achtzig Prozent des Budgets, wissen Sie es an diesem Tag und nicht erst in der Nachkalkulation.

Jede Änderung an einer Position wird protokolliert. Fragt der Auftraggeber ein halbes Jahr später, warum sich die Betonmenge der Bodenplatte geändert hat, öffnen Sie den Verlauf der Position und sehen, wer sie wann geändert hat.

• Abschnitte und Positionen mit Ordnungszahl, Einheit, Menge und Einheitspreis
• Übernahme und Ausgabe als Excel-Datei
• Ist-Kosten an jeder Position
• Änderungsverlauf je Position

Leistungsnachweis und Abschlagsrechnung nach VOB/B

Ist die VOB/B vereinbart, kann der Auftragnehmer nach § 16 VOB/B Abschlagszahlungen in Höhe der nachgewiesenen vertragsgemäßen Leistung verlangen. Die Leistung muss dafür durch eine prüfbare Aufstellung belegt sein. Ohne VOB/B gilt beim BGB-Bauvertrag § 632a BGB mit ähnlichem Grundgedanken. In beiden Fällen ist der Engpass derselbe: Am Monatsende müssen Mengen aus Bautagebuch und Aufmaß zusammengetragen, mit dem LV abgeglichen und sauber aufbereitet werden. In Bidmio entsteht diese Aufstellung direkt aus den LV-Positionen.

Zum Monatsende legen Sie einen neuen Leistungsnachweis für den Zeitraum an und tragen an den Positionen die erbrachten Mengen ein. Der Preis kommt aus dem Einheitspreis im LV, deshalb kann der Nachweis keinen anderen Preis haben als der Vertrag. Den fertigen Nachweis schicken Sie dem Auftraggeber per E-Mail. Er öffnet ihn über einen Link ohne Anmeldung, auch auf dem Handy, und gibt ihn frei oder lehnt ihn mit einem Kommentar ab.

Lehnt der Auftraggeber ab, sehen Sie seinen Kommentar am Nachweis und bekommen eine Benachrichtigung. Sie korrigieren und schicken erneut. Jeder Nachweis hat einen Status wie Entwurf, genehmigt, abgelehnt oder fakturiert. In der Liste erkennen Sie deshalb sofort, für welchen Monat der Auftraggeber schon zugestimmt hat und die Abschlagsrechnung noch nicht raus ist.

Hat der Auftraggeber den Leistungsstand auf Papier bei der Baubesprechung abgezeichnet, können Sie ihn auch intern freigeben. Auch dann bleibt im Projekt festgehalten, wer den Nachweis wann freigegeben hat. Den vertraglich vereinbarten Sicherheitseinbehalt nach § 17 VOB/B und die Zahlungsfristen behalten Sie selbst im Blick, Bidmio rechnet die Fristen nicht automatisch aus.

Nachtragsmanagement ohne Streit bei der Schlussrechnung

Auf jeder Baustelle ändert sich etwas. Der Auftraggeber wünscht andere Fliesen, der Statiker ergänzt Bewehrung, beim Aushub taucht ein alter Hausanschluss auf. Teuer wird das selten durch die Änderung selbst, sondern dann, wenn sie nur mündlich vereinbart ist und erst bei der Schlussrechnung strittig wird. Die VOB/B regelt Vergütungsänderungen bei geänderten und zusätzlichen Leistungen in § 2, das BGB in § 650b und § 650c. Gemeinsam ist beiden: Wer seinen Nachtrag früh und nachvollziehbar anmeldet, steht besser da.

In Bidmio hängt jeder Nachtrag an einer LV-Position. Sie fügen eine Position hinzu, ändern sie oder entfernen sie, und Bidmio rechnet die Preisdifferenz aus. Den Nachtrag schicken Sie dem Auftraggeber zur Freigabe. Bis er zustimmt, läuft die Differenz als ausstehend. Ein genehmigter Nachtrag fließt ins Projektbudget ein, und der nächste Leistungsnachweis rechnet bereits mit der neuen Position. In der App heißen die Nachträge Änderungsaufträge, gemeint ist dasselbe.

Am Projekt sehen Sie die Anzahl der Nachträge, die Summe der ausstehenden und die Summe der genehmigten Differenzen. Bei der Baubesprechung wissen Sie also genau, über welchen Betrag noch zu reden ist. Ein abgelehnter Nachtrag bleibt mit seinem Status in der Liste stehen, damit später niemand behauptet, darüber sei nie gesprochen worden.

• Position hinzufügen, ändern oder entfernen
• Ausstehende und genehmigte Preisdifferenz
• Freigabe durch den Auftraggeber per Link
• Abgelehnte Nachträge bleiben dokumentiert

Ein Bautagebuch, das auf der Baustelle geschrieben wird

Ein Bautagebuch ist nicht in jedem Vertrag Pflicht, aber es ist oft der wichtigste Beleg, wenn es später um Nachträge, Behinderungen oder Mängel geht. Trotzdem wird es meist rückwirkend geschrieben, freitags nach Feierabend aus dem Gedächtnis. Dann fehlen die genaue Kopfzahl, das Wetter und wer welche Abnahme gemacht hat. In Bidmio schreibt der Polier oder Bauleiter den Eintrag auf dem Handy noch auf der Baustelle.

Ein Eintrag enthält die durchgeführten Arbeiten, die Teamgröße und die Arbeitsstunden. Das Wetter ergänzt Bidmio selbst, und Sie hängen Fotos an, zum Beispiel von der Bewehrung vor der Betonage. Den Text können Sie diktieren. Der Kalender zeigt, an welchen Tagen ein Eintrag existiert und wo einer fehlt, und für versäumte Tage legt Bidmio Entwürfe an, die der Polier nur noch ergänzt und freigibt.

Ein genehmigter Eintrag wird nicht mehr überschrieben. Muss etwas korrigiert werden, kommt ein Zusatz dazu, und der ursprüngliche Text bleibt erhalten. Für die Baubesprechung, die Bauüberwachung des Auftraggebers oder eine Behinderungsanzeige drucken Sie das Bautagebuch aus. Ob ein Eintrag im Streitfall als Beweis genügt, hängt vom Einzelfall ab. Bidmio sorgt dafür, dass die Angaben vollständig, zeitnah und an einem Ort vorliegen.

Nachunternehmer, eigene Kolonnen und Leistungspakete

Ein Generalunternehmer macht selten alles selbst. Elektro, Haustechnik, Dach oder Beschichtung gehen an Nachunternehmer, manche Pakete übernimmt die eigene Kolonne. Beides wird unterschiedlich verfolgt, und Bidmio trennt es sauber.

Einen Nachunternehmer laden Sie per E-Mail ins Projekt ein. Am Projekt sehen Sie seine Rolle, ob er die Einladung angenommen hat und ob er aktiv mitarbeitet. Im Tarif Developer hängen Sie die Angebote mehrerer Nachunternehmer an die passenden LV-Positionen, vergleichen sie und übernehmen den Zuschlag ins Budget. Ein eingeladener Nachunternehmer erfasst Stunden und Material im geteilten Projekt kostenlos, ohne eigenes Abo, und sieht Ihre Einkaufspreise und Ihre Marge nicht.

Für ein Paket der eigenen Kolonne können Sie einen Festpreis ansetzen und die Stunden trotzdem erfassen, damit die Produktivität sichtbar bleibt. Bei einem Nachunternehmer, der pauschal pro Paket abrechnet, erfassen Sie keine Stunden, in die Ist-Kosten geht seine Rechnung. Beide Varianten lassen sich auf einer Baustelle kombinieren.

Eine Pflicht bleibt bei Ihnen: Wer als Unternehmer Bauleistungen bezieht, muss nach § 48 EStG grundsätzlich 15 Prozent Bauabzugsteuer einbehalten, wenn der Nachunternehmer keine gültige Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG vorlegt. Bidmio zeigt Ihnen, welche Nachunternehmer auf welchem Projekt arbeiten, und Sie legen die Bescheinigung als Dokument beim Projekt ab. Ob sie gültig ist, prüft Bidmio nicht.

Die Kostenprognose verständlich erklärt

Die Kostenprognose beantwortet die Frage, die sich jeder Bauleiter zur Bauhalbzeit stellt: Was kostet uns dieses Projekt, wenn wir im gleichen Tempo weiterbauen? Bidmio nutzt dafür die Earned-Value-Methode, die größere Baukonzerne kennen, zeigt das Ergebnis aber in wenigen Zahlen.

Der Vertragswert ist der Preis des Bauvorhabens. Bisher verdient ist der Wert der Leistung, die Sie schon erbracht haben. Die tatsächlichen Kosten sind das, was Sie dafür wirklich bezahlt haben. Der Kostenindex CPI ist das Verhältnis von beidem: Ein CPI von 1,0 bedeutet, dass die Baustelle genau nach Plan verbraucht, ein CPI unter 1,0 heißt, dass Sie für jeden Euro Leistung mehr als einen Euro ausgeben. EAC ist die Schätzung der Gesamtkosten bei Fertigstellung, ETC das, was bis dahin noch ausgegeben wird. Daraus ergibt sich die prognostizierte Marge.

Mit einer genehmigten Leistungs-Baseline frieren Sie einen Stand ein und vergleichen Monat für Monat. Verschlechtert sich die Marge, sehen Sie, ob Lohn, Material oder Nachunternehmer dahinterstecken, und haben noch Zeit, mit einem Nachtrag oder einem geänderten Bauablauf zu reagieren. Die Zahlen werden live gerechnet und ändern sich, sobald neue Stunden oder Rechnungen dazukommen.

• Vertragswert, bisher verdient und tatsächliche Kosten
• CPI, EAC, ETC und prognostizierte Marge
• Baseline für den Vergleich von Monat zu Monat

Qualitätskontrolle, Mängel und Abnahme

Die Qualitätskontrolle in Bidmio beruht auf Vorlagen. Sie weisen dem Projekt Prüfvorlagen zu, zum Beispiel eine Fundamentinspektion vor der Betonage oder eine tägliche Sicherheitsbegehung. Pflichtvorlagen müssen in den Baustellenprotokollen ausgefüllt werden, und Bidmio zeigt, wie viele Prüfungen erledigt sind und welche noch fehlt.

Findet jemand bei einer Prüfung einen Mangel, wird er mit Beschreibung, Schweregrad, verantwortlicher Person und Frist zur Beseitigung erfasst. Vor der Abnahme haben Sie so die offenen Mängel und Restarbeiten an einem Ort und wissen, was erledigt ist. Die VOB/B sieht in § 12 die Abnahme auf Verlangen vor, oft förmlich mit gemeinsamem Protokoll. Ab der Abnahme läuft die Verjährungsfrist für Mängelansprüche, bei Bauwerken nach VOB/B in der Regel vier Jahre, nach BGB fünf Jahre, soweit vertraglich nichts anderes vereinbart ist.

Kommt nach der Übergabe eine Mängelrüge, öffnen Sie Bautagebuch, Fotos und Leistungsnachweise des Projekts und sehen sofort, wer den betroffenen Bauteil wann ausgeführt hat und ob ein Nachunternehmer beteiligt war.

Was Bidmio einem Bauunternehmen noch bietet, und wie Sie anfangen

Auf einer Baustelle mit vielen Gewerken ist die Anwesenheit immer ein Streitpunkt. Ein günstiges Tablet im Baucontainer zeigt einen wechselnden QR-Code, und die Leute melden Kommen und Gehen mit dem eigenen Handy, auf Wunsch mit einem Foto als Nachweis, ohne Gesichtserkennung. Im Projektchat liest jeder die Nachrichten in seiner Sprache, etwa Deutsch, Englisch oder Slowakisch, und das Original bleibt gespeichert. Für gemischte Kolonnen spart das viele Missverständnisse.

Das Modul Arbeitsschutz bündelt Unterweisungen mit Ablaufdatum, Schutzausrüstung, Gefährdungsbeurteilungen, arbeitsmedizinische Termine und Brandschutz auf einer Übersicht (Tarif Pro). Der Fuhrpark führt Fahrzeuge und Fahrten, Maschinen und Werkzeuge bekommen QR-Etiketten und eine Wartung nach Betriebsstunden (Tarif Developer). Wächst die Gruppe um eine weitere Gesellschaft, verwaltet Bidmio mehrere Firmen in einem Login, mit Berechtigungen pro Modul, Freigaberegeln mit Vertretung und Anmeldung über das Firmenkonto bei Microsoft oder Google.

Sie müssen nicht alle Baustellen auf einmal umstellen. Am besten beginnen Sie mit einem Bauvorhaben, das gerade startet oder in der Mitte steht, und führen es einen vollen Monat in Bidmio.

• Projekt anlegen und das LV als Excel-Datei übernehmen
• Meilensteine aus dem Bauvertrag und Aufgaben für den Bauzeitenplan anlegen
• Bauleiter, Polier und Nachunternehmer einladen
• Das Bautagebuch jeden Tag auf dem Handy führen
• Am Monatsende den ersten Leistungsnachweis schicken und die Kostenprognose ansehen

Was Bidmio für Bauunternehmen nicht macht

Bidmio ist kein CAD- oder Planungsprogramm, Pläne zeichnen Sie darin nicht. Es ersetzt weder die Bauüberwachung, den SiGeKo noch Ihren Steuerberater. Finanzbuchhaltung, Lohnabrechnung nach deutschem Recht, Meldungen an die SOKA-BAU und die Anmeldung der Bauabzugsteuer bietet Bidmio derzeit nicht an, einen DATEV-Export gibt es ebenfalls nicht. Ihr Steuerbüro arbeitet weiter wie bisher.

Rechnungen erstellt Bidmio als PDF. Eine E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD kann Bidmio heute nicht erzeugen. Wenn Ihre Auftraggeber eine E-Rechnung verlangen oder Sie gesetzlich dazu verpflichtet sind, bleibt dafür Ihr bisheriges Programm oder Ihr Steuerbüro zuständig. Leistungsverzeichnisse im GAEB-Format importiert Bidmio nicht, Artikeldaten per Datanorm ebenfalls nicht, LVs kommen per Excel ins Projekt.

Bidmio prüft keine Freistellungsbescheinigungen, berechnet keine Fristen nach VOB/B und prüft nicht, ob ein Sicherheitseinbehalt wirksam vereinbart ist. Bautagebuch, Leistungsnachweise, Nachträge und Kostenprognose sind Werkzeuge, mit denen Sie Ihr Unternehmen führen und Ihre Unterlagen vollständig an einem Ort haben. Vertragliche und gesetzliche Pflichten gegenüber Auftraggeber, Nachunternehmern und Behörden bleiben bei Ihnen. Ob ein Vertrag, ein Nachtrag oder eine Rechnung im Einzelfall alle Anforderungen erfüllt, klären Sie mit Ihrem Anwalt oder Steuerberater.