Software für Maler vom Aufmaß bis zur bezahlten Rechnung

Aufmaß: Wand- und Deckenflächen richtig berechnen

Für die Wände rechnen die meisten Maler den Umfang des Raumes mal die lichte Raumhöhe und ziehen große Öffnungen ab, also Fenster, Balkontüren und eingebaute Schränke. Wer nach VOB abrechnet, misst nach den Regeln der DIN 18363, nach denen kleinere Öffnungen in der Regel übermessen werden, weil Laibungen und Kanten ohnehin Arbeit machen. Die Decke entspricht ungefähr der Bodenfläche, Dachschrägen im Altbau oder unter dem Dach rechnen Sie getrennt.

Ein Beispiel aus der Wohnung von Frau Krüger: Die Küche misst 3,2 × 4,1 Meter bei 2,75 Metern Raumhöhe. Der Umfang beträgt 14,6 Meter, die Wandfläche rund 40 m². Nach Abzug von Fenster und Balkontür bleiben etwa 35 m², dazu kommen gut 13 m² Decke. So gehen Sie Raum für Raum durch und tragen die Summe ins Angebot ein. In der Schönhauser Allee kamen auf diese Weise 210 m² Wand- und Deckenfläche zusammen, davon 85 m², die gespachtelt und geschliffen werden müssen.

Als grobe Gegenprobe nennen viele Betriebe die Faustregel Wohnfläche mal 2,5 bis 3 für die gesamte Streichfläche einer Wohnung. Bidmio misst keine Flächen aus Fotos. Die Werte aus dem Aufmaß tragen Sie selbst ein oder sprechen sie in die Notiz am Auftrag, damit sie bei einer späteren Anfrage noch vorliegen.

• Wände: Umfang × lichte Höhe, große Öffnungen abziehen
• Decke: Länge × Breite, Dachschrägen gesondert
• Auf ganze Quadratmeter aufrunden, nicht abrunden

Welche Positionen in ein Angebot für Malerarbeiten gehören

Kunden vergleichen Angebote nach der Endsumme, gestritten wird aber über das, was nicht drinsteht. Deshalb lohnt es sich, die Vorarbeiten getrennt vom eigentlichen Anstrich aufzuführen. Spachteln und Schleifen nach einem Mieterwechsel dauern oft länger als zwei Anstriche. Steht diese Arbeit als eigene Zeile im Angebot, sieht die Kundin, wofür sie bezahlt.

Bei Spachtelarbeiten hilft es, die Qualitätsstufe zu nennen. Die Stufen Q1 bis Q4 beschreiben, wie glatt eine Fläche werden soll: Q2 genügt für Raufaser und matte Anstriche, Q3 oder Q4 braucht es für Streiflicht und glatte, glänzende Oberflächen. Wer die Stufe ins Angebot schreibt, vermeidet die Diskussion, ob eine Fläche glatt genug ist.

In der Preisliste legen Sie Ihre Leistungen einmal mit Einheit und Preis an und wählen sie beim nächsten Angebot nur noch aus. Die Einheit kann Quadratmeter sein, Stück für Heizkörper und Türen, laufende Meter für Sockelleisten oder Stunde für Arbeiten, die sich vorher nicht messen lassen. Ihren Preis pro Quadratmeter bestimmen Sie selbst, Bidmio schreibt nichts vor.

• Abdecken und Abkleben von Böden, Fenstern und Möbeln
• Risse spachteln und schleifen, mit Angabe der Qualitätsstufe
• Grundierung mit Tiefgrund oder Sperrgrund
• Wände und Decken streichen, zwei Anstriche
• Tapezieren mit Raufaser oder Vlies
• Wasser-, Nikotin- oder Rußflecken isolieren
• Heizkörper, Zargen und Türen lackieren, nach Stück
• Endreinigung und Entsorgung

Kostenvoranschlag oder Angebot: was gegenüber der Kundin gilt

Im Malerhandwerk werden beide Begriffe oft durcheinander verwendet, rechtlich ist der Unterschied aber erheblich. Ein Kostenvoranschlag ist eine unverbindliche Schätzung und im Zweifel nicht zu vergüten. Zeichnet sich ab, dass die Kosten wesentlich darüber liegen, müssen Sie das der Kundin unverzüglich mitteilen (§ 649 BGB), und sie darf den Vertrag dann kündigen. Ein Angebot mit festen Preisen dagegen bindet Sie, sobald es angenommen ist.

In Bidmio sehen Sie, wann die Kundin das Angebot angenommen hat, und ihre Unterschrift im Kundenportal ist am Angebot gespeichert. Damit haben Sie die Grundlage für die Auftragsbestätigung zur Hand. Kommt während der Arbeit etwas dazu, zum Beispiel ein zweiter Wasserfleck im Schlafzimmer oder die Bitte, auch das Treppenhaus zu streichen, schreiben Sie dafür einen Nachtrag als eigenes Angebot und lassen ihn ebenfalls annehmen.

Ob ein Dokument als Kostenvoranschlag oder als verbindliches Angebot gilt, entscheiden Formulierung und Vereinbarung, nicht die Software. Bidmio hilft beim Dokumentieren, eine Rechtsberatung ersetzt es nicht.

• Angebot mit Gültigkeitsdatum und Unterschrift der Kundin
• Nachträge als eigenes Angebot am selben Auftrag
• Verlauf, wann was gesendet und angenommen wurde

Quadratmeterpreis gegen echte Stunden und Farbe

Die meisten Malerbetriebe bieten nach Quadratmetern an, bezahlen aber die Stunden, die Meister, Gesellen und Azubis in der Wohnung verbringen. Ob der Quadratmeterpreis gestimmt hat, zeigt erst der Vergleich mit der erfassten Zeit. Am Auftrag legen Sie ein Budget fest, Bidmio rechnet dagegen, was an Stunden und Material bereits angefallen ist, und zeigt, wie viel Prozent verbraucht sind.

Die Mitarbeiter erfassen ihre Stunden selbst in ihrem Arbeitsbereich auf dem Handy, mit Uhrzeit von bis oder als Anzahl, und sprechen dazu ein, was gemacht wurde. Sehen Sie nach drei Wohnungen, dass das Spachteln jedes Mal einen halben Tag länger braucht als kalkuliert, passen Sie den Preis dieser Position in der Preisliste an, und das nächste Angebot stimmt.

Beim Material lohnt ein Blick auf den Verbrauch. Übliche Dispersionsfarbe braucht etwa 0,12 bis 0,15 Liter pro Quadratmeter und Anstrich, den genauen Wert nennt das Datenblatt. Bei 210 m² und zwei Anstrichen sind das rund 50 bis 63 Liter, dazu Tiefgrund, Spachtelmasse und Acryl. Den Kassenbon fotografieren Sie an der Kasse, die Texterkennung liest Betrag und Mehrwertsteuer, und die Ausgabe steht sofort am richtigen Auftrag. Wer Farbe auf Vorrat kauft, führt sie im Lager und bucht sie an der Baustelle ab.

• Budget, Ist-Kosten und verbrauchter Anteil am Auftrag
• Jeder Mitarbeiter erfasst seine Stunden selbst
• Belege per Foto, Farbe und Lack auf Wunsch im Lager

Fassade, Gerüst, Wetter und Abschläge

Eine Fassade kalkulieren Sie anders als eine Wohnung. Die Flächen werden nach Hausseiten gerechnet, Laibungen, Balkone und Gesimse kommen gesondert dazu, und das Gerüst ist eine eigene Position nach Standzeit. Viele Fassadenfarben dürfen nur bei Temperaturen über etwa 5 °C und ohne Regen verarbeitet werden. Termine verschieben sich deshalb, und das sollte im Angebot schon mitgedacht sein, etwa mit einer Position für zusätzliche Gerüststandzeit.

Bei größeren Fassaden ist es üblich, nicht alles am Ende abzurechnen. Eine Anzahlung vor dem Materialeinkauf, eine Abschlagsrechnung nach der ersten Hausseite oder dem ersten Geschoss und die Schlussrechnung nach der Abnahme hängen alle am selben Auftrag. So sehen Sie jederzeit, was bereits berechnet ist und was noch aussteht. Für Wohnungseigentümergemeinschaften und Hausverwaltungen halten Sie im Auftrag fest, wer Ansprechpartner ist und wer die Abnahme unterschreibt.

• Flächen nach Hausseiten, Laibungen und Balkone gesondert
• Gerüst als Position nach Wochen Standzeit
• Anzahlung, Abschlagsrechnung und Schlussrechnung an einem Auftrag

Abnahme, Fotos und Gewährleistung

Mit der Abnahme wird Ihre Arbeit fällig, und die Gewährleistung beginnt zu laufen. Je nach Art der Arbeiten sind das nach BGB zwei oder fünf Jahre, bei vereinbarter VOB/B in der Regel vier Jahre. Umso wichtiger ist, dass der Zustand bei der Übergabe festgehalten ist. Die meisten Streitigkeiten nach einem Anstrich drehen sich darum, ob ein Fleck überdeckt war, ob die Farbe an der Leiste ausläuft und ob die Decke überhaupt im Angebot stand.

Fotos vor Beginn und nach Fertigstellung laden Sie direkt am Auftrag hoch, nicht in die Galerie Ihres Handys. Die Abnahme-Checkliste gehen Sie mit der Kundin vor Ort durch. Welche Punkte darin stehen, bestimmen Sie selbst: Untergrund, Spachtelqualität, Deckkraft, Farbton, saubere Kanten an Fenstern und Steckdosen, Reinigung. Eine solche Vorlage legen Sie einmal im Betrieb an und weisen sie dann jedem Auftrag zu, als Pflicht oder optional.

Kommt später eine Reklamation, etwa ein Haarriss nach der ersten Heizperiode, legen Sie sie als neuen Auftrag beim selben Kunden an. Die ursprüngliche Rechnung bleibt unverändert, und Sie sehen, was die Nachbesserung an Stunden und Material gekostet hat.

• Fotos vor und nach den Arbeiten am Auftrag
• Abnahme-Checkliste, die Ihr Betrieb selbst festlegt
• Reklamation als neuer Auftrag mit eigenen Kosten

Rechnung an Privatkunden: Lohnanteil, Hinweise und Zahlungsziel

Privatkunden können 20 % der Arbeitskosten für Handwerkerleistungen von der Steuer abziehen, höchstens 1.200 € im Jahr (§ 35a EStG). Material zählt nicht, und bezahlt werden muss per Überweisung. Deshalb fragen viele Kundinnen nach einer Rechnung, auf der Arbeit und Material getrennt stehen. In Bidmio führen Sie Lohn und Farbe als eigene Positionen, wenn Sie das wünschen. Ob der Ausweis im Einzelfall genügt, klärt die Kundin mit ihrer Steuerberatung.

Bei Arbeiten an einem Grundstück für Privatpersonen gehört außerdem der Hinweis auf die Rechnung, dass die Kundin sie zwei Jahre aufbewahren muss. Gehen Sie Ihre Rechnungsvorlage einmal mit Ihrem Steuerberater durch, damit Pflichtangaben und Hinweise passen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Mehrwertsteuer aus.

Im Malerhandwerk sind 14 Tage Zahlungsziel üblich. Steht auf der Rechnung ein konkretes Fälligkeitsdatum, sehen Sie in den Forderungen, ab wann sie überfällig ist, und schicken eine Zahlungserinnerung. Der QR-Code für die Überweisung nach EPC-Standard, den deutsche Banking-Apps als GiroCode kennen, ist in den Einstellungen aktivierbar und erspart der Kundin das Abtippen der IBAN.

• Arbeit und Material als getrennte Positionen
• Fälligkeitsdatum und Zahlungserinnerung
• QR-Code für die Überweisung, in den Einstellungen aktivierbar

Was Bidmio Malerbetrieben noch abnimmt

Viele Malerbetriebe arbeiten mit Kollegen aus Polen, Rumänien oder der Ukraine. Der Chat am Auftrag übersetzt Nachrichten: Piotr schreibt auf Polnisch, Sie lesen auf Deutsch. Auf großen Baustellen hängt ein QR-Code im Baucontainer, und jeder meldet Ankunft und Feierabend mit dem eigenen Handy, auf Wunsch mit Foto.

Vor Beginn und nach der Übergabe erstellen Sie einen Fotobericht mit nummerierten Bildern, Notizen und Ihrem Logo, den die Kundin als PDF bekommt. Für Hausverwaltungen mit wiederkehrenden Ausbesserungen schreiben Sie wiederkehrende Rechnungen, und kleine Einsätze wie Tapetenschäden oder Graffiti erscheinen nach dem Abschluss in der Liste der noch nicht fakturierten Arbeiten.

Im Plan Developer kommen eine Firmenwebsite mit Vorlage für Malerbetriebe und Anfrageformulare dazu. Wer im Team was sehen und ändern darf, legen Sie über Rechte pro Modul fest, damit die Gesellin ihre Einsätze sieht, aber nicht Ihre Kalkulation.

• Chat am Auftrag mit Übersetzung der Nachrichten
• Anwesenheit per QR-Code auf der Baustelle
• Fotobericht als PDF für die Kundin
• Urlaub und Überstunden des Teams auf dem Handy
• Rechte pro Modul für Meister, Gesellen und Büro
• Firmenwebsite und Anfrageformulare (Developer)

Was Bidmio für Malerbetriebe nicht macht

Bidmio misst keine Wände aus Fotos und erkennt keinen Farbton von einem Bild. Aufmaß und Farbton tragen Sie selbst ein. Mischrezepturen für Abtönungen bleiben in Ihrem Fachhandel oder am Mischgerät.

Buchhaltung, Lohnabrechnung und Steuererklärung bleiben bei Ihrem Steuerberater und in dessen Programm, häufig DATEV. Bidmio bietet für Deutschland weder Finanzbuchhaltung noch einen DATEV-Export, und E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD erstellt es nicht. Ihre Rechnungen entstehen als PDF. Sprechen Sie mit Ihrer Kanzlei ab, wie sie Rechnungen und Belege bekommen möchte.

Lieferantenkataloge per Datanorm und Leistungsverzeichnisse im GAEB-Format liest Bidmio nicht ein. Ihre Leistungen und Preise pflegen Sie in Ihrer eigenen Preisliste. Bidmio hilft Ihnen, Angebot, Stunden, Fotos und Abnahme zu dokumentieren. Für die fachliche und rechtliche Richtigkeit Ihrer Dokumente bleibt Ihr Betrieb verantwortlich.