Belege, Fristen, Steuerberater: Was Handwerker wissen müssen.

Wo es hakt

Sie kennen das. Die Quittung vom Baumarkt liegt im Transporter, die Rechnung vom Großhändler im E-Mail-Postfach, der Stundenzettel auf dem Beifahrersitz. Am Monatsende landet alles in einem Ordner beim Steuerbüro.

Dann kommen die Rückfragen. Ein Beleg vom September fehlt, ein Kontoauszug, eine Eingangsrechnung. Sie stehen auf der Baustelle und haben keine Zeit zu suchen. Nach drei Wochen weiß niemand mehr, zu welchem Auftrag die Quittung gehörte.

Hier macht niemand etwas falsch. Sie arbeiten auf der Baustelle, das Steuerbüro bucht, und beide haben Fristen. Was hakt, ist der Weg, auf dem die Belege reisen: auf Papier, zu spät und alle auf einmal.

Fristen, die den Monat bestimmen

Wer Umsatzsteuer ausweist, meldet sie bis zum 10. Tag nach dem Monat oder dem Quartal^[1]. Diese Fristen sind es, die Ihr Steuerbüro nach Belegen fragen lassen:

• Umsatzsteuer-Voranmeldung: Sie wird bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums elektronisch übermittelt, und bis dahin ist auch die Vorauszahlung fällig^[1].
• Monat oder Quartal: Grundsätzlich ist das Kalendervierteljahr der Zeitraum. Lag die Steuer im Vorjahr über 9.000 Euro, melden Sie monatlich. Lag sie bei höchstens 2.000 Euro, kann das Finanzamt Sie von den Voranmeldungen befreien^[1].
• Dauerfristverlängerung: Auf Antrag verlängert das Finanzamt die Frist für Voranmeldung und Zahlung um einen Monat. Wer monatlich meldet, zahlt dafür eine Sondervorauszahlung; sie beträgt ein Elftel der Vorauszahlungen des Vorjahres^[2].
• Kleinunternehmer: Für Umsätze, die nach § 19 UStG steuerfrei sind, gelten die Erklärungspflichten nach § 18 Abs. 1 bis 4 UStG nicht, also auch keine Voranmeldungen^[1].
• Steuererklärungen für das Jahr: Die Erklärung für 2025 ist bis 31. Juli 2026 abzugeben. Wer sich steuerlich beraten lässt, hat grundsätzlich bis zum letzten Februartag des übernächsten Jahres Zeit, für 2025 also bis 1. März 2027^[3].

Wird eine Frist versäumt, kann das Finanzamt einen Verspätungszuschlag oder ein Zwangsgeld festsetzen, die Steuer schätzen und Zinsen verlangen^[3]. Eine Fristverlängerung gibt es nur in Ausnahmefällen und auf Antrag; einen Anspruch darauf haben Sie nicht^[3].

Wer eine Umsatzsteuer-Vorauszahlung nicht oder nicht rechtzeitig zahlt, handelt ordnungswidrig. Das Gesetz sieht dafür eine Geldbuße bis zu 30.000 Euro vor^[1].

Wie lange Sie Belege aufheben müssen

Buchungsbelege und Rechnungen bewahren Sie heute acht Jahre auf^{[1, 5]}. Im Einzelnen:

• Buchungsbelege: Seit 1. Januar 2025 gelten acht statt zehn Jahre. Das gilt für alle Unterlagen, deren alte Frist Ende 2024 noch nicht abgelaufen war^{[4, 5]}.
• Rechnungen: Ein Doppel jeder Rechnung, die Sie schreiben, und jede Rechnung, die Sie bekommen, bewahren Sie acht Jahre auf. Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde^[1].
• Andere Unterlagen: Die Abgabenordnung kennt je nach Art der Unterlage zehn, acht oder sechs Jahre^[4].
• Kontoauszüge: Kommen sie elektronisch von der Bank, müssen sie auch elektronisch aufbewahrt werden. Ein Ausdruck allein genügt nicht^[5].

Wer Rechnungen nicht mindestens acht Jahre aufbewahrt, riskiert eine Geldbuße bis zu 5.000 Euro^[1].

Was auf die Rechnung gehört

Eine vollständige Rechnung hat bis zu zehn Pflichtangaben, darunter Steuernummer, fortlaufende Rechnungsnummer und den Zeitpunkt der Leistung^[1]. Je nach Kunde kommt etwas dazu:

• Pflichtangaben: Name und Anschrift von Ihnen und vom Kunden, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Zeitpunkt der Leistung, Entgelt nach Steuersätzen, Steuersatz und Steuerbetrag^[1].
• Privatkunde und Grundstück: Bei steuerpflichtigen Arbeiten an Haus oder Grundstück eines Privatkunden stellen Sie die Rechnung binnen sechs Monaten aus. Sie muss darauf hinweisen, dass der Kunde sie zwei Jahre aufbewahren muss^[1].
• Bauleistung für Bauunternehmen: Erbringen Sie Bauleistungen für ein Unternehmen, das selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt, schuldet der Kunde die Umsatzsteuer. Auf die Rechnung gehört dann der Satz „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“, ohne gesonderten Steuerausweis^[1].
• Kleinunternehmer: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer, Datum, Art der Leistung, das Entgelt in einer Summe und der Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt^[2].
• Kleinbeträge: Bei Rechnungen bis 250 Euro reichen Name und Anschrift des Leistenden, Datum, Art der Leistung sowie Betrag und Steuersatz^[2].

E-Rechnung: was ab wann gilt

Rechnungen an andere Unternehmen im Inland müssen E-Rechnungen sein; Übergangsfristen laufen bis Ende 2026 oder Ende 2027^[1]. Die Regeln aus dem Umsatzsteuergesetz:

• Was eine E-Rechnung ist: eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht, nach der europäischen Norm oder einem damit kompatiblen Format. Papier und andere elektronische Formate, etwa ein einfaches PDF, sind sonstige Rechnungen^[1].
• Empfangen: E-Rechnungen anderer Unternehmen müssen Sie annehmen. Eine Zustimmung braucht es dafür nicht^[1].
• Ausstellen bis Ende 2026: Für Leistungen aus 2025 und 2026 dürfen Sie bis 31.12.2026 noch Papier schicken oder, wenn der Empfänger zustimmt, ein anderes elektronisches Format^[1].
• Ausstellen 2027: Für Leistungen aus 2027 gilt das bis 31.12.2027 nur noch, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug^[1].
• Ausnahmen: Rechnungen bis 250 Euro und Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen immer als sonstige Rechnung übermittelt werden^[2].
• Privatkunden: Für sie gibt es keine E-Rechnungspflicht. Eine Rechnung per E-Mail braucht außerhalb der Pflicht aber die Zustimmung des Empfängers^[1].

Ehrlich zu Bidmio: Bidmio erstellt Rechnungen als PDF. Eine E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD kann Bidmio heute nicht erzeugen. Wenn Sie an Geschäftskunden schreiben und Ihre Übergangsfrist endet, klären Sie mit Ihrem Steuerberater, womit Sie diese Rechnungen ausstellen.

Bargeld und Kasse

Wer eine elektronische Kasse nutzt, muss sie mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung schützen und Belege ausgeben^[6]. Die drei Pflichten:

• Sicherheitseinrichtung: Elektronische Aufzeichnungssysteme wie Kassensysteme brauchen eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE)^[6].
• Beleg: Für elektronische Aufzeichnungssysteme gilt grundsätzlich die Belegausgabepflicht. Den Beleg können Sie auf Papier oder elektronisch zur Verfügung stellen^[6].
• Mitteilung: Anschaffung und Außerbetriebnahme des Systems teilen Sie dem Finanzamt mit^[6].

Mit dem Steuerberater zusammenarbeiten

Ihr Steuerberater braucht nicht mehr Anrufe, sondern die Belege rechtzeitig und an einem Ort. Drei Dinge helfen beiden Seiten:

• Einmal klären: welche Belege er wann und in welcher Form braucht, monatlich oder pro Quartal, auf Papier oder digital. Am besten schriftlich.
• Zugang statt Ordner: Geben Sie ihm einen eigenen Zugang zu Ihren Belegen und Rechnungen, statt Ordner zu kopieren. Dann muss er nicht nach jedem Beleg fragen.
• Wechsel planen: Wechseln Sie das Steuerbüro, klären Sie mit beiden, wer welche Unterlagen bis wann übergibt. Bei Fragen hilft die zuständige Steuerberaterkammer.

Quellen

Jede Frist, jede Geldbuße und jede Regel im Artikel hat in eckigen Klammern die Nummer ihrer Quelle. Alle Links haben wir zuletzt am 24.10.2026 geprüft. Zahlen und Regeln geben wir so wieder, wie die Quelle sie nennt.

1. [1]Umsatzsteuergesetz (UStG), Fassung vom 29.06.2026. Rechtsinformationsportal des Bundes, 2026.
2. [2]Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV), Fassung vom 19.12.2025. Rechtsinformationsportal des Bundes, 2025.
3. [3]Abgabepflichten und -fristen der Steuererklärung. Finanzverwaltung Nordrhein-Westfalen, abgerufen 2026.
4. [4]Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BGBl. 2024 I Nr. 323), Art. 3 und 4: § 147 Abs. 3 AO. Bundesgesetzblatt, 2024.
5. [5]Außenprüfung: Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege und elektronische Kontoauszüge. Bayerisches Landesamt für Steuern, abgerufen 2026.
6. [6]Elektronische Aufzeichnungssysteme (z. B. Kassensysteme), § 146a AO. Bayerisches Landesamt für Steuern, abgerufen 2026.