Auftragsverwaltung für Handwerker
Projekte, Zeiten und Rechnungen an einem Ort im Griff
Wenn Sie einen Handwerks- oder Servicebetrieb führen, kennen Sie diese Probleme wahrscheinlich: Aufträge und Projekte geraten aus dem Blick, Stunden werden nicht erfasst, Rechnungen vergessen oder zu spät geschrieben, Material bleibt undokumentiert, und zwischen Büro und Monteuren draußen herrscht Durcheinander.
Warum die Auftragsverwaltung der Schlüssel zu einem effizienten Handwerksbetrieb ist
Bei der Auftragsverwaltung für Handwerker geht es darum, alles in einem System zu bündeln – damit Excel-Listen, Zettelwirtschaft und vergessene Stunden der Vergangenheit angehören. Eine gute Auftragsverwaltung muss einfach, digital und für Ihre Branche gemacht sein. Sie muss auf der Baustelle, im Servicewagen und im Büro funktionieren – ganz ohne IT-Ausbildung.
Was ist eine Auftragsverwaltung für Handwerker?
Eine Auftragsverwaltung ist ein digitales Werkzeug, mit dem Sie die Arbeit in Ihrem Betrieb planen, erfassen und abrechnen.
Eine Auftragsverwaltung besteht typischerweise aus diesen Modulen:
| Modul | Beschreibung | Nutzen |
|---|---|---|
| Auftragsverwaltung | Aufträge und Projekte anlegen und verwalten | Sie wissen, wer was wann erledigt |
| Zeiterfassung | Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeit direkt in der App | Keine abrechenbare Stunde geht verloren |
| Materialverwaltung | Verbrauchtes Material dem Projekt zuordnen | Weniger Fehler bei der Rechnung, alles ist dokumentiert |
| Rechnungen | Rechnungen direkt aus dem System versenden | Zeit sparen und schneller bezahlt werden |
| Qualitätssicherung | Fotos, Checklisten und Notizen zur Arbeit hochladen | Erfüllt die Anforderungen von Kunden und Behörden |
| Zusammenarbeit mit dem Steuerberater | Ihr Steuerberater erhält Zugriff auf Rechnungen und Belege – ohne Zettelwirtschaft |
Kurz gesagt: Eine Auftragsverwaltung digitalisiert Ihren gesamten Ablauf – vom Angebot bis zur Rechnung.
Wer profitiert von einer digitalen Auftragsverwaltung?
Eine Auftragsverwaltung ist für alle Gewerke im Handwerk und in der Dienstleistung gemacht. Die häufigsten Anwender sind:
- Tischlereien und Zimmereien
- Installateure und Elektriker
- Malerbetriebe
- Maurer- und Bauunternehmen
- Service- und Montagebetriebe
- Hausmeister-, Wartungs- und Reinigungsdienste
Ob Sie 2 Azubis oder 50 Mitarbeiter haben – Sie profitieren davon, alles an einem Ort zu bündeln.
Die Vorteile einer Auftragsverwaltung im Alltag
1Sie sparen Zeit – jeden Tag
Was früher Stunden im Büro gekostet hat, erledigen Sie jetzt mit wenigen Klicks. Stunden und Material werden direkt erfasst, und Rechnungen sind in kurzer Zeit erstellt.
📊 Wie viel Zeit Sie sparen, hängt von Ihrem Betrieb ab – am meisten dort, wo heute noch Stundenzettel und Belege abgetippt werden.
2Sie vermeiden Fehler und vergessene Stunden
Das System sorgt dafür, dass alle Stunden und das gesamte Material korrekt erfasst werden – auch wenn es auf der Baustelle hektisch zugeht.
3Sie behalten die Finanzen im Griff
Jedes Projekt zeigt laufend, wie viele Stunden und wie viel Material verbraucht wurden. Sie sehen den Gewinn pro Kunde und pro Auftrag – und können handeln, bevor ein Projekt aus dem Ruder läuft.
4Sie haben zufriedenere Kunden
Mit digitaler Dokumentation, Fotos und Checklisten belegen Sie die Qualität Ihrer Arbeit. Sie schreiben Rechnungen schneller und genauer – das schafft Vertrauen.
5Sie werden die Zettelwirtschaft los
Schluss mit handschriftlichen Stundenzetteln, E-Mails und Notizen. Alles ist digital, durchsuchbar und an einem Ort.
Mobile Auftragsverwaltung – alles in der Hosentasche
Eine gute Auftragsverwaltung muss unterwegs funktionieren. Über die App können Mitarbeiter:
- die Aufgaben des Tages sehen
- Arbeitszeit und Pausen erfassen
- Material und Fotos hinzufügen
- abgeschlossene Arbeiten vom Kunden unterschreiben lassen
- Checklisten und Qualitätssicherung ausfüllen
Alles wird in Echtzeit mit dem Büro abgeglichen. So wissen Sie immer, wo Ihre Leute sind und was erledigt ist – ohne herumtelefonieren zu müssen.
Vom Auftrag zur Rechnung – schnell und fehlerarm
Wenn ein Auftrag abgeschlossen ist, können Sie mit wenigen Klicks:
Stunden und Material prüfen
eine Rechnung mit 19 % oder 7 % USt. erstellen
sie direkt an den Kunden senden
Rechnungen und Belege für Ihren Steuerberater bereitstellen
So vermeiden Sie Fehler, sparen Zeit und stellen sicher, dass keine Stunde verloren geht.
💰 Wer alles digital erfasst, vergisst weniger abrechenbare Stunden und weniger Material – und das zeigt sich direkt im Umsatz.
So wählen Sie die richtige Auftragsverwaltung
Stellen Sie bei der Auswahl diese Fragen:
- Ist das System speziell für Handwerker gemacht?
- Ist es einfach zu bedienen – auch für Leute, die wenig mit IT zu tun haben?
- Kann mein Steuerberater einfach auf Rechnungen und Belege zugreifen?
- Kann ich es auf dem Handy nutzen?
- Sehe ich die Zahlen jedes Projekts auf einen Blick?
- Gibt es Support, und wie schnell antwortet er?
- Kann ich das System vor dem Kauf kostenlos testen?
Ein System wie Bidmio deckt diese Punkte ab – das Wichtigste ist aber, überhaupt anzufangen. Digitalisierung muss nicht schwierig sein, es kommt auf den ersten Schritt an.
Warum Bidmio?
Bidmio wurde gemeinsam mit Handwerkern entwickelt. Deshalb kennen wir Ihre Herausforderungen – und haben das System so gebaut, dass es für Sie arbeitet, nicht umgekehrt.
- Überblick über alle Kunden, Aufträge und Rechnungen
- Mobile Zeiterfassung (per App, mit GPS)
- Budget in Echtzeit und Warnung bei Überschreitung
- Qualitätssicherung mit Fotos und Checklisten
- Persönlicher Support und kostenlose Einrichtungshilfe
Klarer Überblick – vom Angebot bis zur Rechnung.
So starten Sie
Kostenlosen Testzeitraum starten
Unverbindlich, ohne Kreditkarte
Kunden und Projekte importieren
Wir helfen Ihnen dabei
Mitarbeiter hinzufügen
Sie erfassen alles über die App
Zeiten und Zahlen live sehen
Die erste Rechnung direkt aus dem System versenden
In weniger als einer Stunde sind Sie startklar – und spüren den Unterschied schon in der ersten Woche.
Welche Arten von Lösungen es in Deutschland gibt
In Deutschland gibt es zahlreiche Programme, die Betrieben bei Aufträgen, Projekten, Rechnungen und der Organisation im Allgemeinen helfen. Statt einzelne Anbieter zu bewerten, ordnen wir die gängigen Lösungstypen ein, auf die Sie bei der Suche wahrscheinlich stoßen:
Reine Rechnungsprogramme
Einfache Online-Programme zum Schreiben von Rechnungen und Angeboten sind bei Soloselbstständigen und kleinen Betrieben weit verbreitet, oft schon in einer günstigen Einstiegsversion. Sie sind kein vollständiges System für den gesamten Auftrag, geben aber einen Überblick über Kunden und offene Rechnungen. Für Handwerker ohne bisheriges System können sie ein erster Schritt sein – Zeiterfassung, Baustellendokumentation und Einsatzplanung fehlen jedoch meist.
Buchhaltungsprogramme mit Zusatzmodulen
Viele Betriebe nutzen ein Buchhaltungsprogramm oder überlassen die Buchhaltung ganz dem Steuerberater. Manche dieser Programme bieten zusätzlich einfache Funktionen für Aufträge oder Projekte. Der Schwerpunkt liegt aber auf Buchhaltung und Steuern, nicht auf der Arbeit auf der Baustelle. Klassische Desktop-Programme sind zudem außerhalb des Büros nur eingeschränkt nutzbar.
Große ERP-Systeme
Umfassende ERP-Systeme mit Modulen für Buchhaltung, Lager, Fertigung, Vertrieb und CRM findet man vor allem in größeren Unternehmen. Sie lassen sich stark anpassen und vielfältig anbinden. Die Einführung ist jedoch meist teuer und langwierig und setzt eigene IT-Ressourcen voraus. Für einen kleinen Handwerksbetrieb ist ein solches System oft unnötig komplex und kostspielig.
Allgemeine CRM- und Projekttools
Cloud-Lösungen, die CRM, einfache Warenwirtschaft und Projektmanagement verbinden, sind häufig schon für 1–2 Benutzer erhältlich und daher für kleinere Betriebe interessant. Sie sind aber nicht speziell für Handwerks- und Servicebetriebe gemacht, sodass branchentypische Funktionen wie Bautagebuch, Aufmaß oder Servicebericht mit Unterschrift oft fehlen.
Spezialisierte Handwerker-Apps
Daneben gibt es Apps, die speziell für Handwerker, Kundendienst und Baubetriebe entwickelt wurden – nach dem Prinzip des Field Service Managements, also der Steuerung der Arbeit im Außendienst. Damit planen Sie Einsätze, verteilen Aufgaben im Team und erfassen erledigte Arbeiten, Material und Fotos direkt vor Ort. Ihr Vorteil gegenüber allgemeinen CRM- oder ERP-Werkzeugen: Sie sind auf die Bedürfnisse von Servicetechnikern und Bauleitern zugeschnitten. Achten Sie darauf, ob die App nur den Außendienst abdeckt oder auch Angebote, Rechnungen und Forderungen.
Bidmio – moderne Auftragsverwaltung für Handwerk und Bau
Zu den neuen und umfassenden Lösungen, die speziell für Handwerker und Bauunternehmen entwickelt wurden, gehört die Plattform Bidmio. Die All-in-one-Handwerkersoftware deckt den gesamten Lebenszyklus eines Auftrags ab – von der Planung und dem Angebot über die Ausführung (einschließlich Erfassung von Arbeit und Material und Kommunikation mit dem Kunden) bis zur Rechnung und zur Auswertung des Projekts. Bidmio ist eine Cloud-Software mit Fokus auf Bau und Handwerk und enthält genau die Module und Funktionen, die Betriebe in dieser Branche brauchen.
Funktionen verschiedener Lösungstypen im Vergleich
Die folgende Tabelle fasst zentrale Funktionen der Auftragsverwaltung zusammen und zeigt, wie typische Lösungstypen sie abdecken. Bidmio ist ebenfalls aufgeführt, damit Sie sehen, wo es im Vergleich zu klassischen Werkzeugen steht:
| Funktion / Merkmal | Bidmio | Reines Rechnungsprogramm | Klassische Desktop-Software | Großes ERP-System |
|---|---|---|---|---|
| Sprache | DE, EN und weitere | meist Deutsch | meist Deutsch | je nach Anbieter |
| Cloud-Anwendung | Ja (Web + mobil) | Meist ja | Nein* | Teilweise** |
| Mobile App | Ja (Web-App auf iPhone und Android) | Oft | Selten / per Zusatzmodul | Eingeschränkt |
| Rechnungen und Dokumente | Ja (Angebote, Aufträge, Rechnungen) | Ja (Rechnungen) | Ja | Ja |
| Auftragsplanung | Ja | Nein | Teilweise | Ja |
| Zeiterfassung | Ja | Nein | Selten | Teilweise |
| Material und Lager | Ja | Nein | Oft | Ja |
| CRM (Kontakte, Angebote) | Ja | Teilweise | Teilweise | Ja |
| Schnittstellen (API) | Ja | Oft | Teilweise | Ja |
| Geeignet für | kleine bis mittlere Betriebe | Kleinst- und Kleinbetriebe | kleine bis mittlere Betriebe | mittlere bis große Unternehmen |
| Preismodell | Monatsabo (kostenloser Test) | oft Freemium (kostenlos + kostenpflichtig) | Lizenz (einmalig + Wartung) | Lizenz (einmalig, plus Einführung) |
* Klassische Desktop-Software läuft meist lokal unter Windows; Fernzugriff oder mobile Nutzung ist oft nur über Zusatzmodule möglich.
** Große ERP-Systeme lassen sich auf eigenen Servern mit Fernzugriff oder Weboberfläche betreiben; neuere Versionen bieten auch Cloud-Varianten, die Einführung erfordert aber meist einen Dienstleister.
Die Tabelle zeigt: Jeder Lösungstyp hat seine Stärken. Ein reines Rechnungsprogramm überzeugt durch Einfachheit und Preis, deckt aber nur Rechnungen und Kunden ab – für eine durchgängige Projekt- und Auftragsverwaltung reicht das nicht. Klassische Desktop-Software ist oft stark bei Kaufmännischem und Lager, doch es fehlen mobile Abläufe auf der Baustelle und die moderne Zusammenarbeit in der Cloud. Große ERP-Systeme bieten fast alles, was ein Konzern braucht – ein kleiner Betrieb nutzt davon aber nur einen Bruchteil und schreckt vor Preis und Aufwand zurück. Bidmio versteht sich als ausgewogene Lösung: breiter Funktionsumfang von der Zeiterfassung bis zur Rechnung, modern, im Browser und auf dem Smartphone nutzbar und speziell für Handwerk und Bau entwickelt.
Wie wählen Sie die richtige Auftragsverwaltung?
Bei der Auswahl sollten Sie mehrere Faktoren abwägen, damit die Lösung möglichst genau zu Ihrem Betrieb passt:
Größe und Art Ihres Betriebs
Ein Elektriker als Einzelunternehmer braucht ein anderes System als ein Betrieb mit 40 Mitarbeitern. Kleine Betriebe schätzen Einfachheit und niedrige Kosten – oft genügt ein einfaches Rechnungsprogramm mit Auftragsübersicht. Größere Betriebe brauchen mehr: Aufgabenverteilung, Auswertungen, eine gute Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Hier lohnt sich eine leistungsfähigere Lösung.
Lokale oder internationale Lösung
Lösungen für den deutschen Markt sind auf Deutsch und berücksichtigen die hiesigen Vorgaben, etwa die Pflichtangaben auf Rechnungen und die Steuersätze von 19 % und 7 %. Internationale Werkzeuge können innovativ sein – prüfen Sie aber, ob sie auf Deutsch verfügbar sind und zu den Anforderungen in Deutschland passen. Manche ausländischen Apps können beispielsweise keine Rechnung mit allen erforderlichen Angaben erstellen.
Die wichtigsten Funktionen
Schreiben Sie auf, was das System leisten soll: Brauchen Sie nur Rechnungen und Kontakte? Oder auch Einsatzplanung für das Team und Materialverfolgung? Soll das System an Fristen erinnern, sollen Kunden Angebote online annehmen können, soll es offline funktionieren? Wer seine Prioritäten kennt, kann ungeeignete Lösungen schnell aussortieren.
Budget
Legen Sie fest, wie viel Sie investieren möchten. Manche Werkzeuge kosten nur einige Dutzend Euro im Monat (oder sind in der Basisversion kostenlos), die Einführung eines großen ERP-Systems kann dagegen Tausende Euro kosten. Denken Sie auch an die laufenden Kosten: Monatsgebühren, Gebühren pro Benutzer, Schulung und Datenübernahme.
Testphase und Support
Idealerweise probieren Sie das System in der Praxis aus. Die meisten modernen Lösungen bieten einen Test über 14 oder 30 Tage – so sehen Sie, ob Ihnen die Bedienung liegt und ob die Software Ihre Erwartungen erfüllt. Achten Sie auch auf die Qualität des Supports: Wenn es hakt, brauchen Sie schnelle Hilfe per Telefon oder online. Bei Bidmio können Sie zum Beispiel sofort eine Live-Demo ansehen und die Vollversion kostenlos testen, bevor Sie sich entscheiden.
Anbindungsmöglichkeiten
Wenn Sie bereits andere Software nutzen (z. B. ein CRM oder eine Zeiterfassung), klären Sie, ob sie sich mit dem neuen System verbinden lässt. Eine offene API oder fertige Schnittstellen erleichtern später den Datenaustausch zwischen den Werkzeugen.
Erfahrungen anderer Nutzer
Schauen Sie, welche Betriebe das System einsetzen und ob sie in einer ähnlichen Branche arbeiten wie Sie. Fallbeispiele, Bewertungen oder Empfehlungen von Kollegen aus dem Handwerk sagen viel aus. Hat ein System einem anderen Baubetrieb zu mehr Überblick über seine Aufträge verholfen, stehen die Chancen gut, dass es auch Ihnen hilft.
Häufige Fragen
Digitale Auftragsverwaltung ist die Zukunft des Handwerks
Die Zeit von Zettelwirtschaft und unübersichtlichen Stundenzetteln ist vorbei. Mit einer Auftragsverwaltung haben Sie Aufgaben, Mitarbeiter und Finanzen an einem Ort im Griff. Systeme wie Bidmio machen die Digitalisierung einfach und überschaubar. Sie sparen Zeit, vermeiden Fehler und behalten den Überblick – und haben mehr Zeit für das, was Sie am besten können: Ihr Handwerk.
Testen Sie Bidmio noch heute kostenlos – und spüren Sie den Unterschied schon nächste Woche.
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