Auftragsverwaltung
Was sie ist, wie sie funktioniert und wie Sie die richtige für Ihren Betrieb wählen
Sie verwalten Ihre Aufträge noch in Excel oder im Notizbuch? Eine Auftragsverwaltung ist eine moderne Software, mit der Sie jeden Auftrag vollständig im Blick haben – von der ersten Anfrage über Planung und Ausführung bis zur Rechnung. In diesem Leitfaden erklären wir, was eine Auftragsverwaltung ist, wie sie funktioniert und worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.
Was ist eine Auftragsverwaltung?
Eine Auftragsverwaltung ist eine Software, mit der Sie Aufträge von der ersten Anfrage bis zur Rechnung erfassen, steuern und verfolgen. Sie können Projekte einordnen, Ressourcen planen, Kosten verfolgen und die Auslastung Ihrer Mitarbeiter im Blick behalten – immer direkt mit dem Kunden verknüpft. Kurz gesagt: die digitale Zentrale Ihres Betriebs, in der Aufträge, Kunden und Rechnungen zusammenlaufen.
💰 Ohne digitale Auftragsverwaltung geht in vielen Betrieben ein großer Teil der Arbeitszeit für Papierkram drauf. Wie viel sich davon einsparen lässt, zeigt sich an Ihren eigenen Zahlen.
So funktioniert eine Auftragsverwaltung Schritt für Schritt
Eine moderne Auftragsverwaltung deckt den gesamten Weg eines Auftrags ab. So sieht ein typischer Ablauf von der ersten Anfrage bis zur bezahlten Rechnung aus.
Anfrage annehmen und Kunden anlegen
Der Kunde meldet sich – telefonisch, per E-Mail oder über Ihre Website. Sie erfassen Kontaktdaten, Leistungsbeschreibung und Wunschtermin. Der Kunde ist sofort im System, nichts geht unter.
Angebot erstellen
Auf Basis der Anfrage erstellen Sie ein Angebot – Arbeitszeit, Material, Anfahrt. Das System hilft Ihnen, die echten Kosten zu kalkulieren und Ihre Marge aufzuschlagen. Das Angebot geht direkt aus dem System an den Kunden.
Auftrag planen
Ist das Angebot angenommen, planen Sie die Arbeit – Mitarbeiter einteilen, Material bestellen, Termine und Meilensteine festlegen. Das ganze Team sieht den Plan in der App.
Ausführung und Nachverfolgung
Die Mitarbeiter erfassen Stunden, verbrauchtes Material und Fotos direkt in der Handwerker App. Sie sehen Auftragsstatus und Budgetverbrauch in Echtzeit.
Abnahme und Unterschrift
Ist die Arbeit erledigt, wird der Auftrag an den Kunden übergeben. Das Abnahmeprotokoll wird digital auf Tablet oder Smartphone unterschrieben. Alles wird archiviert.
Rechnung und Abschluss
Aus erfassten Stunden und Material erstellt das System mit einem Klick die Rechnung. Nach Zahlungseingang wird der Auftrag abgeschlossen. Die Daten bleiben für Gewährleistungsfälle oder Folgeaufträge erhalten.
Die wichtigsten Funktionen einer guten Auftragsverwaltung
Achten Sie bei der Auswahl auf diese Funktionen. Je mehr ein System abdeckt, desto weniger zusätzliche Werkzeuge brauchen Sie.
- Auftrags- und Kundenverwaltung: Vollständiger Überblick über alle Aufträge und eine Kundendatenbank mit der gesamten Zusammenarbeit.
- Angebote und Verträge: Angebote direkt aus dem System erstellen und senden; Annahme durch den Kunden online.
- Aufgaben- und Einsatzplanung: Arbeiten bestimmten Mitarbeitern zuweisen, Termine setzen und die Erledigung verfolgen.
- Mobile App für draußen: Voller Zugriff per Smartphone. Zeit, Fotos und Material direkt auf der Baustelle erfassen; Stunden und Ausgaben auch bei schlechtem Empfang.
- Zeiterfassung: Genaue Erfassung der Arbeitsstunden je Auftrag, Überstunden, Arbeitsbeginn und -ende.
- Lager und Material: Lagerbestände, Materialverbrauch je Auftrag und automatische Hinweise, wenn der Bestand knapp wird.
- Rechnungen und Finanzüberblick: Rechnungen aus erfassten Daten erstellen; Überblick über bezahlte und offene Rechnungen und die Liquidität.
- Berichte und Auswertungen: Einblick in die Rentabilität der Aufträge, die Leistung der Mitarbeiter und Entwicklungen. Eine Datengrundlage für bessere Entscheidungen.
Auftrags- und Kundenverwaltung
Vollständiger Überblick über alle Aufträge und eine Kundendatenbank mit der gesamten Zusammenarbeit.
Angebote und Verträge
Angebote direkt aus dem System erstellen und senden; Annahme durch den Kunden online.
Aufgaben- und Einsatzplanung
Arbeiten bestimmten Mitarbeitern zuweisen, Termine setzen und die Erledigung verfolgen.
Mobile App für draußen
Voller Zugriff per Smartphone. Zeit, Fotos und Material direkt auf der Baustelle erfassen; Stunden und Ausgaben auch bei schlechtem Empfang.
Zeiterfassung
Genaue Erfassung der Arbeitsstunden je Auftrag, Überstunden, Arbeitsbeginn und -ende.
Lager und Material
Lagerbestände, Materialverbrauch je Auftrag und automatische Hinweise, wenn der Bestand knapp wird.
Rechnungen und Finanzüberblick
Rechnungen aus erfassten Daten erstellen; Überblick über bezahlte und offene Rechnungen und die Liquidität.
Berichte und Auswertungen
Einblick in die Rentabilität der Aufträge, die Leistung der Mitarbeiter und Entwicklungen. Eine Datengrundlage für bessere Entscheidungen.
Wer eine Auftragsverwaltung braucht
Eine Auftragsverwaltung lohnt sich für jeden Betrieb, der regelmäßig Aufträge für Kunden ausführt. Besonders geeignet ist sie für:
Auftragsverwaltung vs. Excel und Papier
Excel ist ein tolles Werkzeug – aber nicht für die Auftragsverwaltung. Darum.
💰 Eine digitale Auftragsverwaltung ersetzt Tabellen und E-Mail-Verläufe durch eine zentrale Informationsquelle. Wie viel Verwaltungsaufwand Sie dadurch sparen, messen Sie an Ihren eigenen Daten – nicht als pauschale 60–70 %.
Worauf Sie bei der Auswahl einer Auftragsverwaltung achten sollten
Es gibt Dutzende Lösungen am Markt. Wie finden Sie die richtige für Ihren Betrieb? Achten Sie auf diese 6 Kriterien.
Einfache Bedienung
Eine gute Auftragsverwaltung sollte jedes Teammitglied ohne IT-Schulung nutzen können. Dauert die Einführung länger als einen Tag, ist das System zu kompliziert. Lassen Sie sich eine Demo zeigen und lassen Sie auch weniger technikaffine Mitarbeiter testen.
Mobil nutzbar
Handwerker arbeiten draußen, nicht am Schreibtisch. Das System braucht eine vollwertige App für iOS und Android – idealerweise auch offline. Ohne Mobil-App verliert es den größten Teil seines Nutzens.
Deutsche Oberfläche und passende Einstellungen
Support in Ihrer Sprache und die richtigen Steuersätze (19 % und 7 % USt.) auf Angeboten und Rechnungen sind Pflicht. Über einen fremdsprachigen Kundendienst lassen sich Probleme deutlich schwerer lösen.
Die Funktionen, die Ihr Gewerk wirklich braucht
Achten Sie darauf, dass das System abdeckt, was Sie tatsächlich brauchen – Zeiterfassung, Material, Rechnungen und Einsatzplanung. Unnötige Funktionen machen es komplizierter, nicht besser.
Preis und Skalierbarkeit
Vergleichen Sie die Gesamtkosten – Monatsabo, Preis pro Benutzer, eventuelle Modulgebühren. Prüfen Sie, ob der Preis mit wachsender Mitarbeiterzahl vernünftig mitwächst.
Kostenloser Test und Hilfe beim Start
Jeder seriöse Anbieter bietet einen kostenlosen Test (14–30 Tage) ohne Kreditkarte an. Prüfen Sie, ob Hilfe bei der Einrichtung und bei der Übernahme Ihrer Daten enthalten ist.
Häufige Fragen
Eine Auftragsverwaltung ist kein Luxus – sie ist notwendig
Ohne Überblick über Ihre Aufträge können Sie keinen Betrieb führen. Papier und Excel haben früher gereicht – heute erwarten Kunden schnelle Angebote, korrekte Rechnungen und professionelle Kommunikation, und digitale Auftragsverwaltung ist der Standard, nicht die Ausnahme. Ob Einzelunternehmer mit fünf Kunden pro Woche oder Baufirma mit dreißig Mitarbeitern: Die richtige Auftragsverwaltung spart Zeit, vermeidet Fehler und hilft Ihnen, an jedem Auftrag mehr zu verdienen.
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