Aufträge richtig kalkulieren, ohne Geld zu verlieren

Sie hören, dass ein Mitbewerber für einen ähnlichen Auftrag 15.000 € verlangt hat, also bieten Sie 14.500 €, um zu gewinnen. Das Problem: Sie kennen weder seine Kostenstruktur noch seine Gemeinkosten, und Sie wissen nicht einmal, ob er Gewinn macht. Manche Mitbewerber gehen langsam pleite – wer sie kopiert, folgt ihnen.

Sie rechnen Material und Lohn, schlagen 10 % drauf und nennen das einen Preis. Aber was ist mit Versicherungen, Fahrzeugen, Werkzeug, Büromiete, Steuerberater, Krankheitstagen und der Zeit für Angebote, aus denen kein Auftrag wird? Diese unsichtbaren Kosten fressen einen erheblichen Teil des Umsatzes.

40 € pro Stunde klingt gut – bis Sie merken, dass Ihre Vollkosten pro Stunde (inklusive Gemeinkosten, Lohnnebenkosten und nicht abrechenbarer Zeit) bei 38 € liegen. Sie arbeiten hart für 2 € Gewinn pro Stunde.

Netter Kunde? Sie geben Rabatt. Schwieriger Auftrag? Sie schlagen etwas drauf. Schwacher Monat? Sie nehmen alles an. Bei diesem Zufallsprinzip hängt der Gewinn vom Glück ab, nicht von einer Strategie.

Wenn Sie nicht wissen, was frühere Aufträge tatsächlich gekostet haben, können Sie künftige nicht genau kalkulieren. Sie schätzen nach Gefühl statt nach Daten.

Addieren Sie alle Kosten, die keinem Auftrag direkt zugeordnet sind: Büromiete, Versicherungen, Fahrzeuge, Kraftstoff, Werkzeug, Software, Steuerberater, Marketing, Telefon, Schulungen, Zertifizierungen. Bei vielen Betrieben mit 5 bis 15 Mitarbeitern kommen so 80.000 bis 200.000 € im Jahr zusammen.

Nicht die Arbeitsstunden – die abrechenbaren Stunden. Eine Vollzeitkraft hat rechnerisch 2.080 Stunden im Jahr. Abzüglich Urlaub und Feiertage (200 Std.), Krankheit (80 Std.), Schulungen (40 Std.) und Fahrt- bzw. nicht abrechenbarer Zeit (300 Std.) bleiben realistisch 1.400 bis 1.600 abrechenbare Stunden pro Mitarbeiter.

Teilen Sie die jährlichen Gemeinkosten durch die abrechenbaren Stunden Ihres gesamten Teams. Beispiel: 150.000 € Gemeinkosten geteilt durch 8.000 abrechenbare Stunden (5 Mitarbeiter) = 18,75 € Gemeinkosten pro abrechenbarer Stunde.

Stundenlohn plus Arbeitgeberanteile (Sozialversicherung, Berufsgenossenschaft, Zusatzleistungen). Ein Geselle mit 20 € Stundenlohn kostet Sie mit allen Nebenkosten typischerweise 26 bis 30 € pro Stunde.

Gemeinkosten pro Stunde (18,75 €) plus Lohnvollkosten (28 €) = 46,75 €. Das ist Ihre Gewinnschwelle. Wer darunter abrechnet, verliert Geld – egal wie voll die Auftragsbücher sind.

Betragen Ihre Kosten 1.000 € und Sie schlagen 20 % auf, verlangen Sie 1.200 €. Der Aufschlag bezieht sich auf die Kosten.

Derselbe Auftrag für 1.200 € bei 1.000 € Kosten ergibt eine Marge von 16,7 % (200 € Gewinn geteilt durch 1.200 € Preis). Die Marge bezieht sich auf den Verkaufspreis.

Wer glaubt, 20 % Aufschlag seien 20 % Marge, irrt. 20 % Aufschlag = 16,7 % Marge. 30 % Aufschlag = 23 % Marge. 50 % Aufschlag = 33 % Marge.

Marge = Aufschlag / (1 + Aufschlag). Beispiel: 25 % Aufschlag = 0,25 / 1,25 = 20 % Marge.

Aufschlag = Marge / (1 − Marge). Wenn Sie 25 % Marge wollen, brauchen Sie 33 % Aufschlag (0,25 / 0,75 = 0,33).

Geschätzte Stunden mal Lohnvollkosten pro Stunde. Bleiben Sie realistisch – Aufträge dauern fast immer länger als gedacht. Planen Sie 10 bis 15 % Puffer für Unvorhergesehenes ein.

Die tatsächlichen Kosten des benötigten Materials. Rechnen Sie Verschnitt ein (meist 5 bis 10 % mehr) und gegebenenfalls Lieferkosten.

Übernimmt ein Nachunternehmer einen Teil des Auftrags, nehmen Sie diese Kosten sofort ins Projektbudget auf. So gibt es am Ende keine Überraschungen.

Miete, Spezialwerkzeug oder Abschreibung eigener Geräte, die für diesen Auftrag eingesetzt werden.

Die Summe der vier Positionen oben. Das ist Ihre Kostenuntergrenze.

Schlagen Sie Ihren Gemeinkostenanteil auf (aus der Analyse der Gewinnschwelle). Typisch sind 15 bis 25 % der Einzelkosten.

Schlagen Sie Ihren gewünschten Gewinn auf. Viele gesunde Betriebe streben eine Nettomarge von 10 bis 20 % an.

Einzelkosten + Gemeinkostenzuschlag + Gewinn = Ihr Mindestpreis (netto, zzgl. USt.). Danach berücksichtigen Sie die Marktlage.

Sie bestellen, nehmen an, lagern, transportieren und verwalten das Material. Sie tragen das Risiko, wenn es beschädigt oder gestohlen wird. Dafür steht Ihnen eine Vergütung zu.

10 % für Standardware (Holz, Grundmaterial). 15 bis 20 % für Spezialartikel, die Sie beschaffen müssen. 20 bis 25 % für Artikel mit hohem Handling- oder Lageraufwand.

Manche Betriebe geben Material zum Einkaufspreis weiter und berechnen eine feste Pauschale pro Auftrag. Beispiel: Material zum Einkaufspreis + 200 € Handlingpauschale. Das ist transparenter für Kunden, die nachfragen.

Erhalten Sie 15 % Händlerrabatt und kalkulieren mit dem Listenpreis, sind diese 15 % zusätzlicher Gewinn. Legen Sie Ihre Einkaufspreise nie offen – kalkulieren Sie mit Standardpreisen.

Reduzieren Sie den Preis, berechnen Sie aber einen Bearbeitungszuschlag (5 bis 10 % des Materialwerts). Sie verarbeiten das Material trotzdem, bauen es ein und übernehmen die Verantwortung.

Wenn Sie mit dem Auftrag Geld verlieren, lehnen Sie höflich ab. Mit Verlust zu arbeiten ist schlimmer, als nicht zu arbeiten. Ihre Gemeinkosten laufen so oder so weiter.

Ständige Beschwerden schon vor Arbeitsbeginn. Unrealistische Termine. Mehrere Handwerker bereits rausgeworfen. Nur der Preis zählt, nicht die Qualität. Vertrauen Sie Ihrem Gefühl – Problemkunden kosten mehr, als sie zahlen.

Der Kunde erweitert den Umfang schon während der Angebotsphase. Er kann nicht klar sagen, was er will. Mit jedem Gespräch ändern sich die Anforderungen. Solche Aufträge laufen aus dem Ruder und enden im Streit.

Keine Bereitschaft zur Anzahlung. Bekannt schlechte Zahlungsmoral. Finanzielle Schwierigkeiten. Unangemessen lange Zahlungsziele. Bezahlt zu werden ist wichtiger, als den Auftrag zu bekommen.

Wenn Sie wegen dieses mageren Auftrags nächste Woche einen besseren nicht annehmen können, ist die Absage die richtige Wahl. Ihre Kapazität ist begrenzt – füllen Sie sie mit profitabler Arbeit.

Vergleichen Sie bei jedem Auftrag die geplanten mit den tatsächlich geleisteten Stunden. Viele Betriebe unterschätzen den Aufwand regelmäßig. Nutzen Sie dieses Verhältnis, um künftige Schätzungen anzupassen.

Vergleichen Sie das kalkulierte mit dem tatsächlich verbrauchten Material – inklusive Verschnitt, Rückgaben und Nachkäufen. So entstehen realistische Verschnittfaktoren für jede Materialart.

Umsatz minus alle Einzelkosten minus anteilige Gemeinkosten. Viele Aufträge, die sich profitabel anfühlen, sind tatsächlich Verlustgeschäfte, wenn man die Gemeinkosten richtig verteilt.

Manche Aufträge bringen regelmäßig Gewinn, andere regelmäßig Verlust. Konzentrieren Sie Marketing und Vertrieb auf die profitablen Bereiche.

Analysieren Sie jedes Quartal Ihre abgeschlossenen Aufträge. Welche Muster sehen Sie? Wo kalkulieren Sie regelmäßig zu niedrig? Wo haben Sie Spielraum beim Preis?

Fragt ein Kunde nach einem niedrigeren Preis, finden Sie zuerst heraus, warum. Vergleicht er mit einem anderen Leistungsumfang? Hat er wirklich ein knappes Budget? Oft liegt das Problem gar nicht beim Preis.

Ist das Budget tatsächlich begrenzt, bieten Sie an, Teile des Auftrags zu streichen oder zu vereinfachen. So bleibt Ihre Marge erhalten, und der Kunde kommt mit seinem Budget aus.

Wird Ihr Preis infrage gestellt, erklären Sie, was enthalten ist: Gewährleistung, hochwertiges Material, Versicherung, erfahrene Mitarbeiter, Endreinigung. Billige Mitbewerber sparen genau daran.

Bieten Sie einen kleinen Nachlass für eine höhere Anzahlung oder schnellere Zahlung an. Sie verbessern Ihre Liquidität, der Kunde bekommt einen Preisvorteil. Beide gewinnen.

Legen Sie vor jeder Verhandlung den Mindestpreis fest, den Sie akzeptieren. Wird darunter gedrückt, steigen Sie professionell aus. Verzweiflung ist spürbar und lädt zu noch mehr Druck ein.

Sehen Sie genau, wie lange ähnliche Aufträge in der Vergangenheit gedauert haben. Schluss mit Raten – Ihre Schätzungen basieren auf echten Daten aus Ihren eigenen Projekten.

Erfassen Sie jedes Material auf jedem Auftrag. So entstehen genaue Materialbudgets auf Basis des tatsächlichen Verbrauchs.

Sehen Sie die tatsächliche Marge jedes abgeschlossenen Auftrags. Erkennen Sie, welche Auftragsarten und welche Kunden am profitabelsten sind.

Erstellen Sie für jeden Auftrag sofort eine Kostenübersicht. Kein Wühlen mehr in Tabellen und Papierstapeln.

Vergleichen Sie automatisch angebotene Stunden und Materialien mit den tatsächlichen. Sie sehen genau, wo Ihre Kalkulation stimmt und wo Sie nachjustieren sollten.